ሥነ ምግባር ሁለገብ ፅንሰ-ሀሳብ ነው ፣ በኅብረተሰብ ውስጥ ፣ በጠረጴዛው ወይም በሕዝብ ቦታዎች ላይ የባህሪ ደንቦች አሉ። እንደ ንግድ ሥነምግባር ፣ በተለይም ፣ የንግድ ሥራ ጽሑፍ ሥነምግባር እንደዚህ ያለ ነገር አለ ፡፡ የኩባንያው ዝና በአብዛኛው የተመካው ከደንበኞች ፣ ከሠራተኞች እና ከአጋሮች ጋር የሚደረገው ደብዳቤ እንዴት እንደሚካሄድ ነው ፡፡
አጠቃላይ የንግድ ልውውጥ ህጎች
የተፃፈ ንግግር ከአፍ በተለይም የንግድ ልውውጥ በጣም የተለየ ነው ፡፡ ዘመናዊ እውነታዎች መጻፍ ከጊዜ ወደ ጊዜ በወረቀት ላይ ካለው መልእክት ይልቅ የኢሜል መልእክት ማለት ነው ፡፡
ከባልደረባዎች ጋር የንግድ ድርድርን በተመለከተ ፣ ከንግድ ጊዜዎች ጋር ስለሚዛመዱ ማናቸውም መልእክቶች ኢሜል መረጃን ለማስተላለፍ የተሻለው አማራጭ ነው ፡፡ ሆኖም ፣ የግብዣ ግብዣ ፣ አመሰግናለሁ ወይም የእንኳን አደረሳችሁ ደብዳቤዎች በወረቀት ላይ ተደርገዋል ፡፡
ጥራት ያለው ወረቀት መጠቀም እና ከድርጅቱ አርማ ጋር ፊደላትን መጠቀም ጥሩ ተግባር እንደሆነ ተደርጎ ይወሰዳል። አስፈላጊ ደብዳቤዎችን ወይም ግብዣዎችን በልዩ ክስተቶች በፖስታ ወይም በተመዘገበ ፖስታ ማድረስ የተሻለ ነው ፡፡ በሚያምር ጥራት ባለው ወረቀት ላይ ያለው መልእክት የተጠናከረ ይመስላል እናም የድርጅቱን ደረጃ ከፍ ያደርገዋል ፡፡
በንግድ ደብዳቤ ፣ የመልእክቱ ትክክለኛነት ፣ ማንበብና መጻፍ ትክክለኛነት አስፈላጊ ናቸው ፡፡ ከመጠን በላይ ስሜታዊነት ፣ መተዋወቅ ፣ አፀያፊ አስተያየቶች እንዲሁም የአቀራረቡ ርዝመት እና አሻሚነት አይፈቀዱም ፡፡
ተቀባዩ ስለ ደብዳቤው በትክክል ስለ ምን እንደሆነ በጣም ግልፅ ስለ ሆነ ጽሑፉን ማዋቀር ፣ ድምፆችን በትክክል እና በትርጓሜ ምልክቶችን ማስቀመጥ አስፈላጊ ነው ፡፡
የግንኙነት ዘይቤን በተመለከተ ፣ የፍሎረር ሀረጎችን ፣ ውስብስብ ባለብዙ ደረጃ አረፍተ ነገሮችን እና አላስፈላጊ ቃላትን ማስወገድ የተሻለ ነው ፡፡ በንግድ ልውውጥ ውስጥ የባለሙያ ጠቅታዎች ብዛት ይፈቀዳል።
ለግልጽነት ገበታዎችን ፣ ንድፎችን ወይም ሰንጠረ orችን በጽሁፉ ላይ ማከል ይችላሉ ፡፡
በንግድ ልውውጥ ውስጥ ስሜት ገላጭ አዶዎችን እና ስዕሎችን መጠቀም ተቀባይነት የለውም። ከመላክዎ በፊት ጽሑፎቹን ለስህተቶች እና ለጽሕፈት መጻፍ ማረጋገጥዎን እርግጠኛ ይሁኑ ፡፡
የንግድ ደብዳቤ ዲዛይን ደንቦች
በደንብ የተፃፈ የንግድ ደብዳቤ ግልጽ የሆነ መዋቅር ሊኖረው ይገባል ፡፡ አንድ ነጠላ መስፈርት የለም ፣ ግን አጠቃላይ የንድፍ ህጎች አሉ።
የንግድ ደብዳቤ ራስጌ ፣ ሰላምታ ፣ ይዘት (መሠረት) ፣ ስንብት ፣ ፊርማ እና የላኪው ድርጅት ዝርዝሮችን ያቀፈ ነው ፡፡
የደብዳቤው “ራስጌ” ብዙውን ጊዜ የድርጅቱን ስም ፣ አርማውን ፣ አድራሻውን እና ለግንኙነት (ስልክ ፣ ኢሜል ፣ ፋክስ) ይ)ል ፡፡
እንዲሁም የኩባንያው እንቅስቃሴ ዓይነት እና የአስተዳዳሪዎች ስሞች በአርዕስቱ ውስጥ ሊፃፉ ይችላሉ ፡፡
መከለያው ብዙውን ጊዜ በሉሁ መሃል ላይ ይታተማል ፣ አንዳንድ ጊዜ በላይኛው ጥግ ላይ እንዲቀመጥ ይፈቀድለታል ፡፡
አንድ የታወቀ ኩባንያ የራሱ ፊደል ሊኖረው ይገባል ፡፡ እንዲሁም ፣ ኢ-ሜይሎች ቅጾች ሊኖራቸው ይገባል ፣ ይህ ለድርጅቱ ጥንካሬ ይሰጣል።
በእንኳን ደህና መጣህ ክፍል ውስጥ መልእክቱ ጥብቅ የሆነ የግለሰባዊ ባህሪ ካልሆነ “ደህና ከሰዓት” ወይም “ሄሎ” ብለው መጻፍ ይችላሉ ፡፡ በተጣራ የንግድ ደብዳቤ ፣ ማስታወቂያ ወይም ሌላ የንግድ ሰነድ ውስጥ ለአድራሹ ወዲያውኑ በስም እና በአባት ስም መፍትሄ መስጠቱ ይበልጥ ተገቢ ይሆናል ፡፡
በንግድ ልውውጥ ውስጥ በጣም አስፈላጊው ነገር የደብዳቤው ዋና ይዘት ነው - መሠረቱ ፡፡
ይህ ክፍል ከፍተኛው የመረጃ ጭነት አለው ፣ የይግባኙ ዓላማ የሚገለጠው በውስጡ ነው ፡፡
ለማነጋገር በርካታ ምክንያቶች ሊኖሩ ይችላሉ ፣ በቅደም ተከተል ፣ የእያንዳንዱ ገጽታ አቀራረብ በተለየ አንቀፅ መጀመር አለበት። የደብዳቤውን ዋና አካል ማዋቀር ርዕሶችን ለመለየት እና መረጃውን በተሻለ ለመረዳት አስፈላጊ ነው ፡፡
የፓራግራፍ ምሳሌ የሚከተሉትን ሐረጎች ያጠቃልላል-“እንጠይቅዎታለን” ፣ “አሳውቅ” ፣ “ከግምት ውስጥ ያስገቡ” እና ሌሎችም ፡፡
በአከባቢዎቹ ውስጥ መዋቅርም እንዳለ ማስታወሱ ተገቢ ነው።
የንግድ ደብዳቤ ላኪ የጥያቄውን አግባብነት ማረጋገጥ ፣ ዋናውን ይዘት መግለፅ እና አዎንታዊ መልስ ቢኖር የሚጠበቀውን ውጤት መግለፅ ይኖርበታል ፡፡
ቀጥተኛ የንግግር ቀመሮች በንግድ ደብዳቤዎች ውስጥ ብዙም ጥቅም ላይ አይውሉም ፡፡ የመጨረሻው ሐረግ ዋና ዓላማ ለአድራሻው አክብሮት እና ለትህትና መደበኛውን ግብር መግለጽ ነው ፡፡ የመዝጊያ ሀረጎች ምሳሌዎች: - “መልካም ምኞቶች” ፣ “ሰላምታ” ፣ “ስለ መልስዎ አስቀድመው አመሰግናለሁ” እና ሌሎችም ፡፡
የግል ፊርማ በደብዳቤው መጨረሻ ላይ መሆን አለበት። የላኪው የአባት ስም ፣ የመጀመሪያ ፊደላት እና አቀማመጥ ብዙውን ጊዜ እንዲሁም የእውቂያ ስልክ ቁጥሮች ይጠቁማሉ ፡፡
ትልልቅ ኩባንያዎች የኤሌክትሮኒክ ፊርማዎችን ይጠቀማሉ ፡፡ ይህ በእያንዳንዱ ደብዳቤ መጨረሻ በራስ-ሰር የሚለጠፍ የጽሑፍ ፊርማ ያለው ልዩ ፋይል ነው። የኤሌክትሮኒክ ፊርማ ከአምስት እስከ ስድስት መስመሮች መብለጥ የለበትም እና ከሰባ ቁምፊዎች መብለጥ የለበትም ፡፡
ይህ የንድፍ አወቃቀር የማስተዋወቂያ ደብዳቤዎችን ፣ የሽፋን ደብዳቤዎችን እና የምስጋና ደብዳቤዎችን እንዲሁም ማስታወቂያዎችን ፣ መግለጫዎችን ፣ የይገባኛል ጥያቄዎችን እና ማስጠንቀቂያዎችን ይመለከታል ፡፡
ከፍተኛ መጠን ያለው መረጃ በሚልክበት ጊዜ በደብዳቤው አካል ውስጥ አጭር ድጋፍ ይጻፋል ፣ እና ዋናው ጥቅል እንደ የተለየ አባሪ ይዘጋጃል። አባሪው ብዙ “የሚመዝን” ከሆነ በተቀባዩ ላይ በፖስታ ጽሑፉ ውስጥ ባለው የሽፋን ደብዳቤ ውስጥ ስለዚህ ጉዳይ ማስጠንቀቂያ መስጠት አለብዎት ፡፡
ለቢዝነስ ደብዳቤ መልስ ይስጡ
በንግድ ሥነ ምግባር ደንቦች መሠረት ለደብዳቤ መልስ ከሁለት እስከ ሶስት ቀናት በላይ ሊዘገይ አይገባም ፡፡ በበርካታ ተጨባጭ ምክንያቶች ምላሽ ለመስጠት ረዘም ያለ ጊዜ አስፈላጊ ከሆነ ለጉዳዩ ለላኪው ያሳውቁ ፣ ይህ እንደ ጥሩ ቅፅ ይቆጠራል እና ለኩባንያው ታማኝነትን ይጨምራል ፡፡
ዋናውን ነገር ያስታውሱ - ግልጽ ከሆኑ አይፈለጌ መልዕክቶች በስተቀር ለሁሉም የንግድ ኢሜሎች መልስ መስጠት ያስፈልግዎታል ፡፡
ለንግድ ደብዳቤዎች መልስ ሲሰጡ መደበኛ የንግግር ቀመሮች ብዙውን ጊዜ ጥቅም ላይ ይውላሉ:
- "ለእርስዎ ማሳወቃችን እናዝናለን …";
- "አመሰግናለሁ ስለ …";
- "በደስታ እንጋብዝዎታለን …";
- "እኛ እናስታውስዎታለን …";
- “በጠየቁት መሠረት እናሳውቃለን …” እና ሌሎችም ፡፡
ለመመቻቸት በተመሳሳይ የንግግር ዘይቤዎች የተለየ ፋይል መፍጠር ይችላሉ ፡፡ ወደ ባዶዎቹ ዞር ማለት የንግድ ደብዳቤዎችን መጻፍ በእጅጉ ያመቻቹ እና ያፋጥኑዎታል ፡፡
ደብዳቤው አስፈላጊ ከሆነ እና ለአድራሻው እንደተላለፈ በትክክል ማወቅ ያስፈልግዎታል ፣ በፖስታ መላኪያ ያቅርቡ ወይም የተመዘገበ ደብዳቤ (የሩሲያ ልጥፍ) ያቅርቡ ፡፡ ኢሜል መልእክትዎ መታየቱን በራስ-ሰር የሚልክልዎ “የተቀበል ማስታወቂያ” ባህሪ አለው ፡፡
ለደብዳቤው መልስ ከሌለ በስነምግባር መሠረት ሁኔታውን በደብዳቤው ለማብራራት ተጨማሪ ጥሪ ማድረግ ይችላሉ ፡፡
የንግድ ልውውጥ ዓይነቶች
በመጀመሪያ ሁለት ዓይነት የንግድ ልውውጦች አሉ-ውስጣዊ እና ውጫዊ ፡፡ የውጭ ግንኙነት ለሶስተኛ ወገን ተቀባዩ የሚላክ ሲሆን የውስጥ ደብዳቤዎች በአንድ ኩባንያ ድንበሮች ውስጥ ጥቅም ላይ ይውላሉ ፡፡
የንግድ ደብዳቤዎች እንደታሰበው ዓላማቸው በሚከተሉት ይከፈላሉ-ማመልከቻዎች ፣ ጋዜጣዎች ፣ ማስታወቂያዎች ፣ ጥያቄዎች ፣ ምክሮች ፣ ሀሳቦች ፣ ማሳሰቢያዎች ፣ የይገባኛል ጥያቄዎች ፣ ግብዣዎች እና ሌሎችም ፡፡
ደብዳቤ - መልእክት አድራሻው በአንድ የጋራ ምክንያት ማዕቀፍ ውስጥ ማንኛውንም ሥራ ለማከናወን የሚያስፈልገው መረጃ ይ containsል ፡፡ እንዲህ ያለው መረጃ ለተቀባዩም ሆነ ለላኪ ተገቢና አስፈላጊ ነው ፡፡
መተግበሪያ - መረጃን ወይም አገልግሎቶችን ለማግኘት ዓላማ ጥያቄን መላክን የሚያካትት የንግድ ልውውጥ ዓይነት። ለምሳሌ ፣ በአንድ ክስተት ውስጥ ለመሳተፍ ማመልከቻ።
ጥያቄ - የፍላጎት መረጃን ለማግኘት የጽሑፍ ጥያቄ ፡፡ ጥያቄው መደበኛ እና አስገዳጅ ሊሆን ይችላል ፡፡
የቅናሽ ደብዳቤ ብዙውን ጊዜ ትብብርን ወይም የተወሰኑ አገልግሎቶችን እና የንግድ ሀሳቦችን ይሰጣል ፡፡ በተለምዶ እንደዚህ ያሉ ደብዳቤዎች በአንድ ጊዜ ወደ ብዙ አድራሻዎች ይላካሉ ፣ የጅምላ መላኪያ መጠቀም ይቻላል ፡፡
ግብዣ - ለስብሰባ ወይም ለጋላ ክስተት የግለሰብ የግብዣ ደብዳቤ። በእንደዚህ ዓይነት ደብዳቤዎች ውስጥ ልዩ የበዓላት ቅጾችን ወይም ፖስታ ካርዶችን መጠቀም ይፈቀዳል ፡፡ ዋናው ነገር የዝግጅቱን ስም ፣ አድራሻውን ፣ ጊዜውን እና ቦታውን በግልጽ መፃፍ ነው ፡፡
የአስታዋሽ ደብዳቤ ስለ ማናቸውም ግዴታዎች መሟላትን የሚገልጽ መልእክት ነው-ዕዳን መክፈል ፣ ሪፖርት ማቅረብ ፣ የስብሰባ ማሳሰቢያ እና ሌሎችም ፡፡
ከተዋዋይ ወገኖች አንዱ የውሉን ውል ካላሟላ ወይም ስምምነቱን የጣሰ ከሆነ የተጎዳው ወገን የይገባኛል ጥያቄ መላክ ይችላል ፡፡ የደብዳቤው ልዩ ገጽታ - የይገባኛል ጥያቄዎች - ስለ ተጣሱ ሁኔታዎች ዝርዝር መግለጫ ፣ ስለ የጉዳት ምዘና መረጃ ፣ ለደረሰባቸው ኪሳራ ማካካሻ ወይም ተለይተው የሚታወቁትን ጥሰቶች ለማስወገድ መቻል ነው ፡፡ ብዙውን ጊዜ ይህ ደብዳቤ በሰነዶች ቅጅዎች ፣ በፎቶግራፎች እና በተቀባይነት የምስክር ወረቀቶች ይሟላል ፡፡
በምክር ደብዳቤዎች ውስጥ ሶስተኛ ወገን ወይም ኩባንያ ተገምግሟል እና ባህሪያቸው ቀርቧል ፡፡ ለአዲስ ቦታ ሲያመለክቱ እንደዚህ ያሉ መልእክቶች ብዙውን ጊዜ የተለመዱ ናቸው ፡፡
የንግድ ኢሜል ባህሪዎች
በአሁኑ ጊዜ ብዙ ቁጥር ያላቸው የንግድ ደብዳቤዎች በኢሜል ይላካሉ ፣ ስለሆነም የንግድ ሥነ ምግባር ደንቦች የኤሌክትሮኒክ የንግድ ልውውጥን ለማካሄድ የሚያስፈልጉ ነገሮችንም ያዘጋጃሉ ፡፡
የላኪውን አድራሻ በጥንቃቄ ያንብቡ። ተመሳሳይ የመልእክት ሳጥን አድራሻዎች ባሉ መልዕክቶች ማስጠንቀቂያ ሊሰጥዎት ይገባል-“ኩባከርካር” ወይም “ሚኒ - ቢኪኒ” ፡፡ ከመደበኛው አይፈለጌ መልእክት በተጨማሪ እንደዚህ ካሉ አድራሻዎች የሚመጡ መልዕክቶች ቫይረሶችን ሊይዙ ይችላሉ ፡፡
ሁልጊዜ የርዕሰ-ጉዳይዎን መስመር አጭር እና ወደ ነጥቡ ያቆዩ።
ተቀባዩ ወዲያውኑ አደጋ ላይ የሚገኘውን ነገር ለመረዳት እንዲችል ሥነ ምግባር የመጀመሪያውን መልእክት ለመጥቀስ ያስችለዋል ፡፡
በአባሪ ውስጥ ተጨማሪ ቁሳቁሶችን ለማያያዝ ይፈቀዳል.
በንግድ ግንኙነት መስክ ውስጥ የስነ-ምግባር ደንቦችን ማወቅ እና መተግበር ላኪው ጥሩ ስም እንዲያገኝ እና አዲስ አጋሮችን ለመሳብ ይረዳል ፡፡
