የንግድ ደብዳቤ ከአጋሮች ፣ ከአቅራቢዎች ፣ ከሠራተኞች ፣ ከደንበኞች ጋር በሚገናኝበት ጊዜ በኩባንያዎች ውስጥ ጥቅም ላይ ይውላል ፡፡ ይህ ሰነድ የኩባንያውን አዎንታዊ ምስል በመፍጠር ረገድ ትልቅ ሚና ይጫወታል ፡፡ ስለሆነም የንግድ ደብዳቤን በትክክል ፣ በብቃት ፣ በግልፅ እንዲሁም በቀላል እና በቀላሉ ማጠናቀር ያስፈልጋል ፡፡ መረጃ ሰጪ መሆን እና ድርጅቱ ከተቀባዩ ሊያሳካው የሚገባውን ግብ ማሳካት አለበት ፡፡ የንግድ ደብዳቤ ምን እንደሆነ ለመረዳት ፣ አወቃቀሩን በጥልቀት መመርመር ያስፈልግዎታል ፡፡
በንግድ ደብዳቤዎ ቀኝ ጥግ ላይ የድርጅትዎን አርማ ያስቀምጡ ፡፡ ኩባንያው ከሌለው የድርጅቱን ስም እንዲሁም የሕግ አድራሻውን እና የግዴታ ዝርዝሮችን ይፃፉ ፣ እንደ ደንቡ በማኅተም ላይ የተያዙ ናቸው ፡፡ እነዚህ ቲን ፣ ኬፒፒ ፣ የወቅቱ አካውንት ፣ ዘጋቢ አካውንት ፣ ቢኬ እና ሌሎች ስለ ሂሳቡ እና ስለተከፈተው ባንክ ያሉ መረጃዎች ናቸው ፡፡
ከኩባንያው አርማ እና ማህተም በኋላ የንግድ ደብዳቤው ለተለየ ሰው ከተላከ የተቀባዩን የግል መረጃ ያስገቡ ፡፡ ሰነዱ ለኩባንያው ሲላክ ስሙን ፣ የቦታውን አድራሻ ይፃፉ ፡፡
በሉህ መሃል ላይ ለተቀባዩ ይግባኝ መጻፍ አለብዎት ፡፡ ደብዳቤው ለተለየ ሰው የተጻፈ ከሆነ ፣ ለምሳሌ ፣ እንደዚህ ይፃፉ “ውድ ፒተር ኤፍሬሞቪች!” ለኩባንያ ደብዳቤ ሲላክ የሚከተለው አማራጭ ይቻላል “ውድ አጋሮች!” እባክዎን ለአድራሻው መልስ ሲሰጡ ቃላት ማሳጠር እንደማይችሉ ልብ ይበሉ ፡፡ ደብዳቤው የግል ከሆነ እንደሚከተለው መጻፍ ይችላሉ-“ውድ ዩሪ አልበርቶቪች!”
በንግድ ደብዳቤ አካል ውስጥ በመጀመሪያ አንድ የተወሰነ ሁኔታን ያስነሱትን ክስተቶች ይጻፉ ፡፡ ቀጥሎም የደብዳቤውን ዓላማ ይጠቁሙ ፡፡ ይህንን የሰነዱን ክፍል በጥንቃቄ ያስቡበት ፡፡ በግልጽ ፣ በአጭሩ ፣ በተደራሽነት ቋንቋ የይገባኛል ጥያቄ ፣ ግብዣ ፣ ጥያቄ ፣ ቅናሽ ፣ ምላሽ ፣ የእንኳን አደረሳችሁ ፣ ጥያቄ ወይም ደብዳቤውን እንድትጽፉ ያነሳሳችሁ ሌላ ዓላማ ይጻፉ።
ከዚያ የንግድ ደብዳቤውን ያጠቃልሉ ፣ ማለትም ከአድራሻው ለመቀበል የሚፈልጉትን ውጤት ይጻፉ። እርስዎ ለምሳሌ አጋርዎን ወደ ሸቀጦች ማቅረቢያ እንዲጋበዙ ከጋበዙ የሚከተሉትን ማመልከት አለብዎት-“ኤግዚቢሽኑን እንደጎበኙ ተስፋ እናደርጋለን ፣ ትክክለኛውን ምርት ይምረጡ ፡፡”
በአንዳንድ ሁኔታዎች ሰነዶች ከንግድ ደብዳቤው ጋር ተያይዘዋል ፡፡ ለምሳሌ አጋርዎን ወደ ኤግዚቢሽን ከጋበዙ ለተቀባዩ ለዚህ ክስተት ግብዣ ማቅረብዎን ያረጋግጡ ፡፡
የንግድ ደብዳቤዎን በትክክል ያጠናቅቁ። ቃላቱን መፃፍ እንደሚያስፈልግዎ በአጠቃላይ ተቀባይነት አለው “ከልብ …” ፣ እና ከዚያ ሰነዱ ወክሎ ለተዘጋጀለት ሰው የግል መረጃ እና እውቂያዎችን ያመልክቱ።
