በትክክለኛው መንገድ የተደራጀ የቢሮ ሥራ የማንኛውም (አነስተኛም ቢሆን) ሥራ ስኬታማ ሥራ አካላት አንዱ ነው ፡፡ በእርግጥ ፣ የንግድ አጋሮች የመጀመሪያ ግንዛቤ የሚወሰነው ዋና ሰነዶች (ትዕዛዞች ፣ መመሪያዎች ፣ ደብዳቤዎች ፣ ወዘተ) እንዴት እንደተዘጋጁ ነው ፡፡ በተጨማሪም የገቢ ፣ የወጪ እና የውስጥ ሰነዶች ፍሰቶች ምን ያህል በፍጥነት እንደሚያልፉ አስፈላጊ ነው።
መመሪያዎች
ደረጃ 1
አንድ የተወሰነ ሠራተኛ በድርጅቱ ውስጥ ለሚሠራው የሥራ ፍሰት ተጠያቂ መሆን አለበት። ድርጅቱ በጣም ትልቅ ካልሆነ ጸሐፊ ፣ ረዳት ጸሐፊ ነው ፡፡ ድርጅቱ ከአንድ በላይ ንዑስ ክፍሎችን (በተለይም የተለያዩ የክልል ሥፍራዎች ካሏቸው) የሚያካትት ከሆነ የቅድመ-ትምህርት ቤት ትምህርት ተቋም አገልግሎት ይደራጃል (የአስተዳደር የሰነድ ድጋፍ) ፡፡
የድርጅቱን የቢሮ ሥራ መመሪያ የሚያዳብሩ ፣ የሚያሻሽሉት እና ለውጦችን የሚያደርጉ እነሱ ናቸው ፡፡ ሰነዱን በሚያዘጋጁበት ጊዜ “በፌዴራል አስፈፃሚ አካላት ውስጥ የቢሮ ሥራ ሕግጋት” ን እንደ መሠረት መውሰድ ይችላሉ ፡፡
ደረጃ 2
ይህ አስፈላጊ ፣ ወሳኝ ደረጃ ነው ፣ ምክንያቱም ለቢሮ ሥራ መመሪያዎችን ካፀደቀ በኋላ በድርጅቱ ውስጥ ያሉ ሰነዶች ከተወሰነ ዘይቤ ጋር መዛመድ አለባቸው ፡፡
- የዝርዝሮች መገኛ (ቁመታዊ ፣ ማእዘን);
- የኮርፖሬት ቅርጸ-ቁምፊ;
- ቅርጸት (የወረቀት መጠን ፣ ማውጫዎች)።
ከድርጅቱ የናሙና ቅጾች በተጨማሪ መመሪያዎቹ እንደ መጪ / ወጪ ሰነዶች ምዝገባ ድርጅት ያሉ ጉዳዮችን የሚያንፀባርቁ መሆን አለባቸው ፡፡ በተወሰዱ ሰነዶች እና ውሳኔዎች አፈፃፀም ላይ የቁጥጥር አደረጃጀት; ሰነዶችን ወደ መዝገብ ቤቱ ማዘጋጀት እና ማስተላለፍ ፣ ወዘተ ፡፡
ደረጃ 3
የአንድ የተወሰነ ርዕሰ ጉዳይ ሰነዶች የሚመዘገቡባቸው አቃፊዎች መፈጠር በጉዳዮች ስያሜ መሠረት መከናወን አለባቸው ፡፡ እሱ የተከማቸበትን ጊዜ የሚያመለክተው በድርጅቱ ተግባራት ውስጥ በተፈጠሩ መደበኛ የማኔጅመንት ሰነዶች ዝርዝር ላይ በመመዝገብ የመያዝ ኃላፊነት ባለው ሰው ነው ፡፡
ደረጃ 4
የጉዳይ ስያሜ ልማት ላይ የተደረገው ሥራ መጠነ ሰፊ በመሆኑ ሰፋ ያለ ዕውቀትን የሚጠይቅ በመሆኑ የግለሰቦችን አገልግሎትና መምሪያዎች ተወካዮች በማካተት ሥራውን ማደራጀት የበለጠ ትክክል ነው ፡፡ በአገልግሎቱ ወይም በመምሪያው ውስጥ የተቋቋሙ የጉዳዮችን ዝርዝር (እንዲሁም የማከማቻ ጊዜያትንም የሚያመለክቱ) ያዘጋጃሉ ፣ እናም የቅድመ-መደበኛ ትምህርት ተቋሙ ለድርጅቱ ጉዳዮችን ማጠቃለያ ያደርጋል ፡፡
ደረጃ 5
ሥራውን ከሰነዶች ጋር ለማቀላጠፍ ቁጥራቸው ከጊዜ ወደ ጊዜ እየጨመረ የሚሄድ ኢንተርፕራይዞች የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ሥርዓት (ኤድኤምኤስ) ይጠቀማሉ ፡፡ ለማንኛውም ድርጅት (ከሠራተኞቹ ብዛት 7 ወይም 2000 ጋር) በብቃት የሚሠራ ኤዲኤምኤስ መምረጥ ይቻላል ፡፡ ዛሬ በዋጋ / በጥራት ጥምርታ ረገድ በጣም ቀልጣፋ የሆኑት እንደ “ዴሎ” ፣ “EVFRAT-Document Management” ያሉ ስርዓቶች ናቸው ፡፡
ነገር ግን ድርጅትዎ ገና ኤድኤምኤስ መግዛት ባይችልም መደበኛ የሆኑ የማይክሮሶፍት ኦፊስ ፕሮግራሞች ወደ እርዳታ ይመጣሉ ፡፡ የተለመዱትን የ “Word” ፣ “ኤክሰል” ፣ ፓወር ፖይንት በመጠቀም የኮርፖሬት ማንነት በሚጠይቀው መሠረት የሰነዶችን ዲዛይን ማደራጀት የኤሌክትሮኒክ ሰነድ ፍሰት ማዘጋጀት በጣም ይቻላል ፡፡
