የሰራተኛ ትዕዛዞችን ሲያዘጋጁ ለህጋዊ ጠቀሜታቸው ከፍተኛ ትኩረት መስጠት ያስፈልጋል ፡፡ በሕጋዊ መንገድ አስገዳጅ ለመሆን የምዝገባ መረጃ ጠቋሚውን ወይም በሌላ አነጋገር የሰነዱን ቁጥር ጨምሮ በርካታ አስፈላጊ ዝርዝሮችን መያዝ አለባቸው ፡፡ ትዕዛዞችን ለመመዝገብ ህጎች የሚወሰኑት በተቋሙ አካባቢያዊ ሰነድ ነው ፣ ግን አጠቃላይ ህጎችም አሉ ፡፡
መመሪያዎች
ደረጃ 1
የሰራተኞች ቅደም ተከተል ቅደም ተከተል ቁጥርም የምዝገባ ቁጥሩ (መረጃ ጠቋሚ) ነው። ለሠራተኞች የሁሉም ትዕዛዞች (ትዕዛዞች) ቁጥራቸው በእያንዳንዱ የምዝገባ ቅጾች ውስጥ ለእያንዳንዱ የአስተዳደር ሰነዶች ቡድን ለየቢሮው ዓመት በተናጠል መቀመጥ አለበት ፡፡
የሥራው ዓመት ብዙውን ጊዜ ከቀን መቁጠሪያው ዓመት (ከጥር 1 - ታህሳስ 31) ጋር ይጣጣማል። ግን ለየት ያሉ አሉ ፣ ለምሳሌ ፣ የባህል ፣ የትምህርት ተቋማት ፣ ወዘተ ፣ የቢሮው ዓመት መስከረም 1 የሚጀመርበት ፡፡
ደረጃ 2
ለመጀመር ሁሉንም ትዕዛዞች ወደ ተለያዩ ቡድኖች ይለያሉ ፡፡ ወረቀቶችን በመደርደሪያ ሕይወታቸው መሠረት ለረጅም ጊዜ ማከማቻ ሰነዶች እና ለአጭር ጊዜ ማከማቻ ሰነዶች ይከፋፈሉ ፡፡
ብዛት ያላቸው ሰራተኞች ባሉባቸው ትላልቅ ድርጅቶች ውስጥ ፣ ለእርስዎ ምቾት ሲባል በተመሳሳይ የማከማቻ ጊዜ ውስጥ በትእዛዙ ውስጥ በተመሳሳይ ቡድን ላይ ተመሳሳይ ቡድኖችን ይምረጡ ፡፡
ለምሳሌ ፣ ለረጅም ጊዜ ማከማቻ የሚሆኑ ሰነዶች በቡድን ሊከፈሉ ይችላሉ-የመግቢያ ትዕዛዞች ፣ ከሥራ ለመባረር ትዕዛዞች ፣ የዝውውር ትዕዛዞች ፡፡ እና የአጭር ጊዜ ማከማቻ ወረቀቶች በተከታታይ ሊለዩ ይችላሉ-ለሽርሽር ትዕዛዞች ፣ ለንግድ ጉዞዎች ትዕዛዞች ፡፡
እጅግ በጣም ብዙ ሠራተኞች ባሉባቸው ድርጅቶች ውስጥ ለእያንዳንዱ የሠራተኛ ምድብ የትእዛዝ ደብዳቤ ስያሜዎችን ማዘጋጀት አንዳንድ ጊዜ አስፈላጊ ነው ፡፡
ደረጃ 3
በተጨማሪ ፣ እያንዳንዳቸውን እነዚህን የትእዛዝ ቡድኖች በልዩ ቅጾች በሠራተኞች ላይ ይመዝግቡ ፡፡ እንደ የምዝገባ ቅጽ ፣ መጽሔት ፣ የምዝገባ እና የመቆጣጠሪያ ካርዶች ወይም የኤሌክትሮኒክ ሰነድ አያያዝ ስርዓት መጠቀም ይችላሉ ፡፡ እያንዳንዳቸው እነዚህ ቅጾች ጥቅሞች እና ጉዳቶች አሏቸው ፡፡
የምዝገባ እና የመቆጣጠሪያ ካርዶች እና የኤሌክትሮኒክስ ፋይል ካቢኔቶች ፣ ብዙውን ጊዜ እርስ በርሳቸው የሚደጋገሙ ፣ ለማደራጀት እና ለመፈለግ የበለጠ አመቺ ናቸው ፡፡ የምዝግብ ማስታወሻዎች የበለጠ የመረጃ ደህንነት ይሰጣሉ ፡፡
የምዝገባ ቅጾች ጥብቅ መስፈርት የላቸውም ፣ ግን ብዙውን ጊዜ የሚከተሉትን መረጃዎች ይይዛሉ ፡፡
- ቀን;
- የትእዛዙ ተከታታይ ቁጥር;
- ማን ፈርሟል (ቦታ ፣ የአያት ስም);
- የትእዛዙ ማጠቃለያ;
- መሠረት;
- አፈፃፀም.
ደረጃ 4
አሁን ትዕዛዞችን በፍሬም ለመቁጠር ፣ ወደ ተጓዳኙ መጽሔት መፈለግ እና ቀጣዩን ማውጫ ወደ ሰነዱ መመደብ ያስፈልግዎታል ፡፡
