ሁሉም የድርጅቱ ሰነዶች በትክክል መቀመጥ አለባቸው. ግልጽ ስርዓት ትክክለኛውን ወረቀት ወዲያውኑ እንዲያገኙ ያስችልዎታል። አንዳንድ የሰነዶች ዓይነቶች የራሳቸው የማከማቻ ህጎች አሏቸው ፣ ለምሳሌ ለትእዛዛት።
አስፈላጊ
አቃፊዎች ፣ ሳጥኖች ፣ ወረቀቶች ፣ ኮምፒተር ፡፡
መመሪያዎች
ደረጃ 1
ለድርጅቱ ሁሉም ትዕዛዞች የሚመዘገቡበት የትዕዛዝ ምዝግብ ማስታወሻ ይፍጠሩ። መጽሔቱ የልኡክ ጽሑፎችን ወይም የገጾችን መሰረዝ የማያካትት የግድ መያያዝ እና መቁጠር አለበት ፡፡
ደረጃ 2
መጽሔቱ የተወሰኑ አምዶችን መያዝ አለበት ፡፡ የዓምዶቹ ግምታዊ ይዘት እንደሚከተለው ሊሆን ይችላል-የመግቢያው ቁጥር በቅደም ተከተል የታየበት አምድ ፣ ከትእዛዙ ቀን ጋር ያለው አምድ ፣ አምዱ ከትእዛዙ ማጠቃለያ ጋር ፣ ዓምዱ ከትእዛዙ ቁጥር ጋር ፣ ሰራተኛው በዚህ ትዕዛዝ መተዋወቅ ላይ ምልክት የሚጥልበት አምድ። በተጨማሪም የትእዛዙን (አቃፊዎች ወይም ሳጥን) የሚያመለክት አምድ ሊታከል ይችላል ፡፡
ደረጃ 3
ሁሉም ትዕዛዞች በአቃፊዎች መደርደር አለባቸው-የሰራተኞችን ለመቀበል እና ለማባረር (የሰራተኞች ትዕዛዞች) ፣ የሰራተኛ ማበረታቻዎችን የሚያንፀባርቁ ትዕዛዞች ፣ በንግድ ጉዞዎች እና በእረፍት ጊዜዎች መላክ ፣ የድርጅቱን ዋና ተግባራት የሚያንፀባርቁ ትዕዛዞች ፡፡ ትዕዛዞች በጣም ጥሩ የማቆያ ጊዜዎች ካሏቸው ለእነሱ የተለዩ አቃፊዎች ይፈጠራሉ ፡፡
ደረጃ 4
የትእዛዝ ማከማቻ ስርዓት ግልፅ ፣ ሥርዓታዊ መሆን እና ለትእዛዞች የተሰጡትን ቁጥሮች ቀጣይነት ማረጋገጥ አለበት ፡፡ ትዕዛዙ ለስራ ሲነሳ ይህ በተለይ እውነት ነው። ግራ መጋባትን ለማስወገድ የተያዙትን ትዕዛዝ ፎቶ ኮፒ እንዲያደርጉ ይመከራል ፡፡
ደረጃ 5
ሁሉም ትዕዛዞች በድርጅቱ የደብዳቤ ራስ ላይ መታተም አለባቸው። በዚህ ሁኔታ በትእዛዙ ላይ ያለው ማህተም አያስፈልግም ፡፡ ትዕዛዙ በቀላል ወረቀት ላይ ከታተመ ከዚያ የድርጅቱ ማህተም በእሱ ላይ መሆን አለበት።
ደረጃ 6
ድርጅቱ ትዕዛዞችን ለማከማቸት የኤሌክትሮኒክ ስርዓትን ከተቀበለ ከዚያ በድርጅቱ ውስጥ አንድ ወጥ መሆን አለበት። በእነዚህ ሰነዶች ላይ ፊርማቸውን የማድረግ መብት ያላቸው ሰራተኞች የኤሌክትሮኒክ ትዕዛዞችን ማግኘት አለባቸው ፡፡ በዚህ ጉዳይ ላይ ኤ.ዲ.ኤስ (ኤሌክትሮኒክ ዲጂታል ፊርማ) መጠቀም በጣም ምቹ ነው ፡፡ የትእዛዝ ምዝግብ ማስታወሻ በማንኛውም ሁኔታ ለማተም ይመከራል.
