አንዳንድ ድርጅቶች በሥራቸው ውስጥ የንግድ ደብዳቤዎችን ይጠቀማሉ ፡፡ ከመካከላቸው አንዱ የማረጋገጫ ደብዳቤ ነው ፡፡ የተላከው ማናቸውንም ቁሳቁሶች ፣ መረጃዎች እና ሌሎች ሰነዶች መቀበላቸውን ለማረጋገጥ ነው ፡፡ እሱ በጽሑፍ እና በማንኛውም መልኩ ተዘጋጅቷል ፡፡ ይህንን ደብዳቤ ለማጠናቀር የአሠራር ሂደት ምንድነው?
መመሪያዎች
ደረጃ 1
በድርጅቱ የደብዳቤ ራስ ላይ የማረጋገጫ ደብዳቤውን ያውጡ ፣ በእርግጥ ፣ አስፈላጊ አይደለም ፣ ግን የተሻለ ይሆናል። በላይኛው ቀኝ ጥግ ላይ የድርጅትዎን ዝርዝሮች ያመልክቱ ፣ ከዚህ በታች ይህ ሰነድ ለማን እንደ ተጻፈ ይጻፉ ፣ ለምሳሌ የቮስቶክ ኤልሲ ኢቫኖቭ ኢቫኖቪች ዋና ዳይሬክተር ፡፡
ደረጃ 2
ብዙ ድርጅቶች በምዝግብ ማስታወሻዎች ውስጥ ገቢ / ወጪ መልዕክቶችን ይመዘግባሉ ፣ ስለሆነም የደብዳቤውን ተከታታይ ቁጥር እና የተጠናቀረበትን ቀን መዘርጋት ይመከራል። እንዲሁም ለተመሳሳይ የአድራሻ ዝርዝሮች ባዶ መስመር ይተዉ።
ደረጃ 3
በመቀጠልም በማዕከሉ ውስጥ ርዕሱን ማለትም የደብዳቤው ርዕሰ-ጉዳይ ለምሳሌ ለአገልግሎቶች ዋጋዎች ጭማሪ ያሳዩ ፡፡ ከዚያ በኋላ የሚያመለክቱትን ሰው ስም ወይም ቦታ ይጻፉ ፣ ለምሳሌ ክቡር ሚስተር ኢቫኖቭ ፡፡ ምንም አህጽሮተ ቃላት እንደማይፈቀዱ ያስታውሱ ፡፡
ደረጃ 4
ከዚያ የደብዳቤውን ዓላማ ይፃፉ ፣ ለምሳሌ “የዋጋ ዝርዝርዎን እንዳነበብን እና ለወደፊቱ ለመተባበር ዝግጁ መሆናችንን እናሳውቅዎታለን”
ደረጃ 5
የሚከተለው የደብዳቤው ዋና ክፍል ነው ግን አይፈለግም ፡፡ እዚህ ላይ ለምሳሌ ለትብብር እና ለሌላ መረጃ ሲስማሙ ሁኔታዎቹን መግለፅ ይችላሉ ፡፡
ደረጃ 6
ቀጥሎ የማረጋገጫ ደብዳቤው የመጨረሻ ክፍል ይመጣል ፣ የዚህም ይዘት ከአድራሻው ጋር በሚያውቁት መጠን ላይ የተመሠረተ ነው ፣ እነዚህ ሀረጎች ሊሆኑ ይችላሉ-“ከልብ …” ፣ “ከልብ የእርስዎ …” ወይም “በመልካም ምኞት ፡፡.."
ደረጃ 7
አባሪዎች ወደ ማረጋገጫ ደብዳቤው መሳል ይችላሉ ፣ ለምሳሌ ፣ ግራፎች ፣ ማንኛውም ስሌቶች። ይህ የሚከናወነው ደብዳቤውን አላስፈላጊ በሆኑ መረጃዎች ላለማጨናነቅ እና ለማንበብ ቀላል እንዲሆን ነው ፡፡ በጽሁፉ ውስጥ እነዚህን ምንጮች ብቻ ማመልከት ያስፈልግዎታል ፡፡
ደረጃ 8
በደብዳቤው መጨረሻ ላይ ጭንቅላቱ የድርጅቱን ፊርማ እና ማህተም ማድረግ አለበት ፡፡ የንግድ ደብዳቤዎን በፖስታ ይላኩ ወይም በአካል ያስረክቡ ፡፡ አንዳንድ ሰዎች ለዚህ ኢ-ሜል ይጠቀማሉ ፣ ይህም ጉልህ ጊዜን ይቆጥባል ፡፡
