እንደዚህ ዓይነት “የንግድ ልማዶች” የሚል ፅንሰ-ሀሳብ አለ ፡፡ በዚህ አቅም ትርጉም መሠረት - በይፋ የንግድ ግንኙነቶች አከባቢ የተቀበሉት ሁሉም ወጎች ፡፡ ኦፊሴላዊ የደብዳቤ ልውውጥ ከንግድ ሥራ መስተጋብር ዋና ዋና ዘዴዎች አንዱ ነው ፡፡ ባለሥልጣናት ፣ ነጋዴዎች እና የሕዝብ ድርጅቶች በአጠቃላይ ሕጎች መሠረት በተዘጋጁ መልእክቶች ይነጋገራሉ ፡፡
ለመጻፍ ምክንያት
ኦፊሴላዊ የይግባኝ አቤቱታ ለማዘጋጀት ምንም ያህል አሰልቺ እና አነስተኛ ቢሆንም የዝግጅት ደረጃ ሊታለፍ አይችልም ፡፡ ሰነዱን ለማዘጋጀት ምክንያቱ በግልፅ መቅረጽ አለበት ፡፡
ኦፊሴላዊ ደብዳቤ ከማቀናበሩ በፊት የአድራሻውን በትክክል መወሰን አስፈላጊ ነው ፡፡ የመልዕክቱን ርዕሰ ጉዳይ ከወሰነ በኋላ ይህ ጉዳይ በአድራሻው ብቃት ወሰን ውስጥ እንደወደቀ ማረጋገጥ ያስፈልጋል ፡፡ ጥርጣሬ ካለ በድርጅቱ ደንቦች እና ሌሎች መደበኛ ሰነዶች ውስጥ የብቃት ጉዳይ መመርመር ይሻላል ፡፡
የጥያቄ ዓይነት
ርዕሱ እና አዲስ አድራጊው ከተወሰነ በኋላ ስለ ይግባኙ ዓይነት ማሰብ አለብዎት ፡፡
አስፈላጊ ከሆነ ኦፊሴላዊ ደብዳቤ መፃፍ አለበት-
- ለአድራሻው ያሳውቁ ፡፡ ብዙውን ጊዜ ጋዜጣዎች ከዝቅተኛ ደረጃ ተቀባዮች ወደ ከፍተኛ ደረጃ ተቀባዮች ይላካሉ ፣
- አድናቂውን በሙከራ ያነጋግሩ ፣ ይህም በእሱ ላይ ተጨማሪ እርምጃዎችን ያመለክታል። ስለዚህ እነሱ ወደ አንድ የላቀ ሰው ወይም ወደ ቦታው እኩል ይሆናሉ ፡፡
- ሥራ ይስጡ ይህ ዓይነቱ አድራሻ ተስማሚ ነው የበታች ሠራተኛን ለማነጋገር ብቻ ፡፡
ባለሥልጣናትን ፣ ኢንተርፕራይዞችን ወይም ሌሎች መዋቅሮችን የሚያነጋግሩ ግለሰቦች ብዙውን ጊዜ የጥያቄ ጥያቄን ይጠቀማሉ ፡፡
ኦፊሴላዊ የይግባኝ ቅጽ
ኦፊሴላዊ-ቢዝነስ መስተጋብር አስቸጋሪ ሁኔታዎች የይግባኝ ቅጹን ከይዘቱ የማይያንስ ያደርጉታል ፡፡ ደብዳቤው በአድራሻው ላይ ለመድረስ እና በቢሮው ቤተ-መጻህፍት ውስጥ እንዳይጠፋ ፣ በሁሉም ህጎች መሠረት መቅረጽ አለበት ፡፡
ድርጅቶች በይፋ ፊደል ላይ ደብዳቤዎችን ያዘጋጃሉ ፣ የሚወጣውን ቁጥር ይመድባሉ እና ቀኑን ያመለክታሉ። የይግባኝ ጉዳዮችን በፍጥነት ለማብራራት የተቋራጩን ሙሉ ስም እና የእውቂያ መረጃ መጠቆም አስፈላጊ ነው ፡፡ በእግረኛው ውስጥ ባለው የደብዳቤው የመጨረሻ ወረቀት ላይ ይታያሉ ፡፡
ግለሰቦች በባዶ A4 ወረቀቶች ላይ ማመልከቻዎችን በታይፕራይዝ መልክ እና አልፎ አልፎ ደግሞ በእጅ በተጻፈ ቅጽ ይሳሉ ፡፡
ለድርጅቶች የአድራሻው ቦታ እና ስም ብቻ በአቤቱታው ራስጌ ውስጥ ተገልጻል ፣ ማለትም ፣ ስለ ይግባኙ ደራሲ መረጃ እና ስለእውቂያ ዝርዝሮች በይፋዊው ቅጽ ላይ ተሰጥቷል ፡፡ ግለሰቦች የእውቂያ ስልክ ቁጥር እና ምላሽ መላክ ያለበትን አድራሻ ጨምሮ ራስጌውን በገዛ መረጃዎቻቸው ማሟላት አለባቸው።
በግራ በኩል የደብዳቤው ዝርዝሮች እና ከአቤቱታው ርዕስ አፃፃፍ በታች “ስለ ሽልማት” ፣ “መረጃ ስለመስጠት” ፣ “ስለግል ስብሰባ” ወዘተ.
ኦፊሴላዊ የይግባኝ ዘይቤ
ኦፊሴላዊው የንግድ ዘይቤ ኦፊሴላዊ ደብዳቤዎችን ለማቀናበር ጥቅም ላይ ይውላል ፡፡ የዚህ ዘይቤ ዋና መርሆዎች ወጥነት ፣ ግልጽነት እና የአቀራረብ አቀራረብ ናቸው ፡፡ በንግድ ልውውጥ ፣ በቃለ-መጠይቅ አቀራረቦች ፣ የቋንቋ አጠቃቀምን ፣ የቃላት ቃላትን እና ቃላትን መጥቀስ ተቀባይነት የለውም ፡፡ በይፋ ደብዳቤዎች ውስጥ በጣም የሚረብሹ ክስተቶች እንኳን ያለምንም ስሜታዊ ቀለም በገለልተኛ ድምጽ መቅረብ አለባቸው ፡፡
የአረፍተ ነገሮችን እና አንቀፆችን ግልፅ እና አመክንዮአዊ አወቃቀር መከተል ጥሩ ተግባር ነው ፡፡ ይህ የአንባቢን የመረጃ ግንዛቤ በጣም ቀላል ያደርገዋል።
ኦፊሴላዊ ይግባኝ አወቃቀር
ኦፊሴላዊ ደብዳቤ በይግባኝ ይጀምራል: . ከዚህ ቀጥሎ አንድ መግቢያ ይከተላል ፣ አንድ ሰው ለጥያቄው መልስ መስጠት ያለበት “ይግባኙ ለምን ተፃፈ ፣ በማን እና በምን ምክንያት?” ይህ ሊመስል ይችላል
«».
«».
ከጄኔራሉ እስከ ልዩው ድረስ ዝርዝር ጉዳዮችን የሚያንፀባርቅ የማብራሪያ ክፍል ቀርቧል ፡፡ ቅሬታ ከተፃፈ - የግጭቱ የጊዜ ቅደም ተከተል ይዘት።በግብዣ ደብዳቤዎች ውስጥ የማብራሪያ ክፍሉ ስለ ዝግጅቱ ቦታ ፣ ቀን እና ሰዓት ፣ ስለ አዘጋጆቹ እና ስለአድራሻው ተሳትፎ ቅፅ መረጃ ይ informationል ፡፡
ማንኛውም ይፋዊ የይግባኝ ጥያቄ በጥያቄው ቀጥተኛ ዝርዝር ይጠናቀቃል። ለምሳሌ: ", ", ", ወዘተ
