ድርጅቱ በየትኛውም ዓይነት እንቅስቃሴ ውስጥ ቢሠራም በሕይወት ዘመኑ ሁሉ ሊጠበቁ የሚገባቸውን ከፍተኛ የሰነዶች መጠን ይፈጥራል ፡፡ ኩባንያው ሲበዛ እና የእንቅስቃሴዎቹ ስፋት ፣ የተከማቹ ሰነዶች መጠን ይበልጣል። በተፈጥሮ ፣ ብዙም ሳይቆይ የማይዛመዱ ሰነዶችን የመደርደር እና የማጥፋት ጥያቄ ይነሳል ፡፡ ምን ሊጠፋ እንደሚችል እና አሁንም ተጠብቆ ለመቆየት ምን እንደሚፈልግ ለመወሰን ይቀራል።
መመሪያዎች
ደረጃ 1
ሰነዶቹን በስርዓት ለማቀናጀት ለእያንዳንዱ ሰነድ ለማከማቸት ለተቀበሉት ሰነዶች የማከማቻ ጊዜውን መወሰን አስፈላጊ ሲሆን ከዚያ በኋላ ሰነዱ ለድርጅቱ አደጋ ሳይደርስ ሊጠፋ ይችላል ፡፡
የማከማቻ ጊዜው በሮዛርቼቭ የተቋቋመበትን የፀደቁትን የሰነዶች ዝርዝር ይጠቀሙ ፡፡ የዚህ ዓይነቱን ሰነድ ሲስተም በሚመራበት ጊዜ መመራት ያለበት ዋናው ሰነድ “የድርጅቶችን እንቅስቃሴ የሚፈጠሩ ዓይነተኛ የአስተዳደር ሰነዶች ዝርዝር ፣ የማከማቻ ጊዜውን የሚያመለክት ነው” (በሮዝርቺቭ በ 06.10.2000 ፀድቋል)
ደረጃ 2
እንዲሁም ድርጅትዎ በመምሪያ ብቃቶች ውስጥ ቢወድቅ ወደ እርስዎ የሚወስዱትን የመምሪያ ዝርዝሮችን ያጥኑ (ለምሳሌ ፣ ለወታደራዊ መምሪያዎች ፣ ለባንክ ክፍሎች ፣ ወዘተ የማረጋገጫ ዝርዝሮች አሉ) ፡፡ በጣም ለተለመዱት የድርጅት አይነቶች የሰነዶች ዝርዝርም ተመስርቷል (ለምሳሌ ለጋራ አክሲዮን ማኅበራት) ፡፡
ደረጃ 3
በርከት ያሉ ሰነዶች በተጠቀሰው ዝርዝር መሠረት የሚቀመጡ ናቸው ፣ ለምሳሌ ፣ የግብር ሰነዶች ቢያንስ ለ 4 ዓመታት ያህል እንዲቆዩ እና የሂሳብ መግለጫዎች - ቢያንስ 5 ዓመት።
ደረጃ 4
ለእያንዳንዱ ዓይነት ሰነዶች ግልጽ የማቆያ ጊዜ ስላለ ሰነዶችን ለማደራጀት የዝርዝሮች አጠቃቀም በጣም አመቺው መንገድ ነው ፡፡ ሆኖም ፣ ሁሉም ሰነዶች በዝርዝሮች ሊመደቡ አይችሉም ፡፡ ለአንዳንድ ሰነዶች የማከማቻ ጊዜው በድርጅቱ ራሱ መመስረት አለበት ፡፡
ለዚህም ድርጅቱ በተገቢው ትዕዛዝ የባለሙያ ኮሚሽን ያዘጋጃል ፣ ይህም በመደበኛነት የሰነዶችን ዋጋ የሚመረምር ፣ የማከማቻ ጊዜዎችን የሚወስን እና የማከማቻ ጊዜ ያለፈባቸው ወይም የማያስፈልጉ ሰነዶችን በማጥፋት ነው ፡፡ ኮሚሽኑ የሰነዱን አግባብነት እና ከመጥፋቱ ሊያስከትል የሚችለውን አደጋ ማስላት የሚችሉ ሰዎችን ማካተቱ አስፈላጊ ነው ፡፡
