የሰነዶች ምዝገባ ሲላክ ፣ ሲቀበል ፣ ሲፈጠር ስለ አንድ የተወሰነ ሰነድ ምስክርነቶችን በማስተካከል የተገለፀ ሂደት ነው ፡፡ በአሁኑ ጊዜ መጽሔት ፣ ካርድ እና የሰነድ ምዝገባ አውቶማቲክ ዓይነቶች ጥቅም ላይ ይውላሉ ፡፡
የሰነዶች ውስጣዊ ምዝገባ የማንኛውም የስቴት ወይም የማዘጋጃ ቤት አካል ፣ ተቋም ፣ የንግድ ድርጅት ወይም የግለሰብ ሥራ ፈጣሪ እንቅስቃሴዎች ወሳኝ አካል ነው ፡፡ በተግባር ይህ ሂደት ስለ ሰነዱ መሰረታዊ መረጃ ለውስጣዊ ምዝገባ በሚያገለግል ልዩ ቅርፀት ለማስተካከል ይዘጋጃል ፡፡
በዚህ ሁኔታ ፣ ገቢ እና ወጪ ሰነዶች ብቻ ሳይሆን አብዛኛውን ጊዜ በውስጣዊ ምዝገባ ብቻ የተያዙ ናቸው ፣ ነገር ግን በድርጅቱ ውስጥ የተፈጠሩ ወረቀቶችም (ለምሳሌ ከድርጅቶች ጋር ኮንትራቶች) ፡፡ ሰነዶችን የማስመዝገብ ሀላፊነቶች ብዙውን ጊዜ ለፀሐፊ ወይም ለፀሐፊ ይመደባሉ ፣ በትላልቅ ድርጅቶች ውስጥ ይህንን ሂደት ለማመቻቸት መላ መምሪያዎች ይፈጠራሉ ፡፡
የሰነዶች ውስጣዊ ምዝገባ ዓይነቶች ምንድን ናቸው?
የሰነዶች ውስጣዊ ምዝገባ በጣም የተለመደው ቅጽ አሁንም የመጽሔት ምዝገባ ነው። በዚህ ጉዳይ ላይ ስለ ሰነዶቹ መረጃ ወደ ልዩ ጆርናል ውስጥ ገብቷል ፣ በበርካታ አምዶች ይከፈላል ፡፡ ሰነዱን በተቀበሉበት ፣ በሚላኩበት ወይም በሚፈጠሩበት ቀን ፣ የምዝገባ ቁጥሩ ፣ ስሙ እና አጭር መግለጫው በተመዘገበበት ቀን መረጃ ማስገባትዎን ያረጋግጡ ፡፡
አንድ አማራጭ ቅጽ የሰነዶች የካርድ ምዝገባ ነው ፣ በዚህ ውስጥ ስለ እያንዳንዱ ሰነድ መረጃ በተለየ ካርድ ውስጥ የገባ ሲሆን ፣ ቀደም ሲል የሚፀድቁትን የመሙላት ደንቦች ፡፡ በመጨረሻም ፣ በጣም ተራማጅ የሆነው ቅጽ በራስ-ሰር የሰነድ ምዝገባ ተደርጎ ይወሰዳል ፣ ይህም የወረቀት ስራን ይቀንሰዋል።
ለድርጅቱ በጣም ምቹ የሆነ ቅፅ ምንድነው?
የሰነዶች ውስጣዊ የምዝገባ መጽሔት ቅፅ አንድ ልዩ ባለሙያተኛ አግባብነት ያላቸውን አሰራሮች ለመተግበር ሃላፊነት በሚሰጥባቸው አነስተኛ ድርጅቶች ውስጥ ውጤታማ በሆነ መንገድ ሊያገለግል ይችላል ፡፡ የዚህ ቅፅ ጉዳቱ ብዙ ሰራተኞች በሰነዶች ምዝገባ ላይ በአንድ ጊዜ መሥራት ስለማይችሉ ለትላልቅ ኩባንያዎች ተስማሚ አይደለም ፡፡ በተጨማሪም ፣ የሰነዶች ምዝገባ ብዙ መጽሔቶች ባሉበት (ለምሳሌ ፣ በተለያዩ ክፍሎች ውስጥ) ከምዝገባ መረጃዎቻቸው ጋር ብዙውን ጊዜ ግራ መጋባት ይነሳል ፡፡
እነዚህ ጉዳቶች በውስጣዊ የምዝገባ ካርድ ቅጽ በመጠቀም ይሸነፋሉ ፣ ይህም ስለማንኛውም የሰነዶች ብዛት መረጃ በፍጥነት እና በብቃት ለመመዝገብ ያስችልዎታል ፡፡ የኩባንያው ዓላማ የወረቀት ስራን ለመቀነስ ከሆነ ልዩ ሶፍትዌሮችን የሚፈልግ በራስ-ሰር የውስጥ ምዝገባ ቅጽ እንዲጠቀሙ ይመከራል ፡፡
