የስብሰባዎቹ ውጤት በደቂቃዎች መልክ የሰነድ ቀረፃን ይፈልጋል ፡፡ ይህንን ሰነድ በሚያዘጋጁበት ጊዜ ውይይቱን በሙሉ በተቻለ መጠን በአጭሩ በማቅረብ የውይይቱን ዋና ነጥብ ማንፀባረቅ አስፈላጊ ነው ፡፡
ደቂቃዎቹ ከስብሰባው በኋላ በስብሰባው ፀሐፊ ተዘጋጅተዋል ፣ በውይይቱ ወቅት ማስታወሻ መጻፍ አለባቸው ፣ ወይም የዲካፎን ሪኮርድን መያዝ አለባቸው ፡፡ ሊኖሩ የሚችሉ አለመግባባቶችን ለመፍታት ሁለተኛው አማራጭ በጣም ተመራጭ ነው ፡፡
በእይታ ፣ ሰነዱ የሚከተሉትን ክፍሎች ይ consistsል-
- አጠቃላይ መረጃ;
- የስብሰባው አጀንዳ;
- ውይይት እና የተደረጉ ውሳኔዎች ፡፡
አጠቃላይ መረጃ
ይህ የመረጃ ክፍል ርዕሱን ፣ ቦታውን (ከተማውን ፣ ቀንን ፣ የስብሰባውን ሰዓት) ፣ የተገኙትን ሰዎች ዝርዝር ያጠቃልላል ፡፡ የስብሰባው ርዕስ ርዕሱ ነው ፡፡ ለምሳሌ ፣ በሠራተኛ ጉዳዮች ላይ የሠራተኛው ቡድን ስብሰባ ፡፡ የቀን እና የጊዜ ማገጃ የሚያመለክተው በቀጥታ ስለ ተደረገው ስብሰባ እንጂ ፕሮቶኮሉን ስለ መፈረም ቀን አይደለም ፡፡
ስብሰባው የሚካሄደው በቋሚ መዋቅር (ኮሚሽን ፣ የሥራ ቡድን ፣ ወዘተ) ከሆነ አጠቃላይ መረጃው የስብሰባውን ቋሚ ሊቀመንበር እና ፀሐፊ ሙሉ ስም ያሳያል ፡፡
የተገኙትን ዝርዝር ሲያዘጋጁ የተጋባesች የሥራ መደቦችና የሥራ ቦታዎች መጠቆም አለባቸው ፡፡ ይህ የመረጃ ክፍል የሚጀምረው “አሁኑኑ” በሚለው ቃል ነው ፡፡ ስብሰባው ለድምጽ በሚሰጥበት ጊዜ ታዲያ በደቂቃዎች ውስጥ ያሉት በሁለት ቡድን ይከፈላሉ - የመምረጥ መብት እና በድምጽ የመሳተፍ መብት የላቸውም ፡፡
የስብሰባ አጀንዳ
የስብሰባው አጀንዳ ከስብሰባው በፊት ተቀር isል ፡፡ ሆኖም ግን ለየት ያሉ ሁኔታዎች አሉ ፣ ለምሳሌ - ለአስቸኳይ ስብሰባዎች ፡፡ ይህ ብሎክ ተናጋሪዎቹን እና የሪፖርቶችን የጊዜ ገደብ ሳይገልፅ የስብሰባውን ጉዳዮች ይዘረዝራል ፡፡ ስብሰባው የተጠራው በአንድ ጉዳይ ላይ ለመወያየት ቢሆንም እንኳ በሰነዱ ርዕስ ውስጥ የተካተተ ሳይሆን በአጀንዳ መልክ የተቀረፀ ነው ፡፡
በንግግሩ የጊዜ ገደብ ላይ በመመስረት የቀረበው አጀንዳ በራስ-ሰር ይጸድቃል ወይም በሊቀመንበሩ ድምጽ ይሰጣል ፡፡ በዚህ ጊዜ ውይይቱ የሚጀምረው የስብሰባውን አጀንዳዎች በማፅደቅ ጥያቄ ነው ፡፡ ተቃውሞዎች ከሌሉ ታዲያ በደቂቃዎች ውስጥ እንዲህ ዓይነት ውሳኔ በመደበኛነት ይደረጋል “አጀንዳዎቹን የመስማማት ጉዳይ ወደ ድምጽ ተላል hasል ፡፡” የሚከተለው በቅጹ ላይ የመምረጥ ውጤቶች ናቸው-“ድምጽ ሰጥቷል ለ - (የድምፅ ብዛት) ፣ በመቃወም - የለም ፣ ድምጸ-ከል - የለም ፡፡”
ውይይት እና ውሳኔ አሰጣጥ
ትልቁ የጥያቄዎች ክፍል የውይይቱን ሂደት ለማንፀባረቅ የተያዘ ነው ፡፡ እያንዳንዱ በአጀንዳው ላይ ያለው ጉዳይ ከአጀንዳው በቃላት በመጀመር በልዩ እገዳ ውስጥ ይቀመጣል ፡፡ ይህንን ተከትሎ የሪፖርቱን አካሄድ ይከተላል ፣ ይህም በሚከተለው ቅፅ ይወጣል-“ተደምጧል (የተናጋሪው ሙሉ ስም)” ፡፡ ልምድ ያላቸው ትራንስፎርመሮች ንግግሮቹን እንዳይገለብጡ ይመክራሉ ፣ ግን በአጠቃላይ ዓረፍተ-ነገሮች ውስጥ ሊገለፅ የሚችል አጠቃላይ ትርጉምን ይተዉ ፡፡ የአብዛኛውን የሪፖርቱን ትርጉም ጠብቆ ማቆየት አስፈላጊ ከሆነ ታዲያ የሰነዱ ጽሑፍ ላይ በማጣቀሻነት የንግግርን ወይም የፕሮቶኮሉን አባሪ በአቀራረቡ ላይ የቀረቡትን መጣጥፎች መጥቀስ ይችላሉ ፡፡
የውይይቱን ሂደት ነፀብራቅ በተመለከተም ተመሳሳይ ነው ፡፡ ብዙ ተናጋሪዎች አንድ ዓይነት አመለካከት ካከበሩ ንግግራቸው በሚከተለው መልክ መደበኛ ሊሆን ይችላል-“የተናጋሪውን አስተያየት የሚደግፉ ተናጋሪዎች (የተናጋሪዎቹ ሙሉ ስሞች)” ፡፡
በእያንዲንደ ጥያቄ ምክንያት አንዴ መፍትሄ መቀየስ አሇበት ፡፡ በረቂቅ ውሳኔዎቹ አስቀድሞ መዘጋጀት አለበት ወይም በውይይቱ ወቅት እራሳቸው በስብሰባው ተሳታፊዎች መቅረጽ አለባቸው ፡፡ ውሳኔዎች የሚወሰኑት በተወሰኑ ቀመሮች መልክ ሲሆን በማያሻማ እና በትክክል መቅረብ አለባቸው ፡፡ በንጹህ የመረጃ ንግግሮች ላይ ውሳኔዎች በስብሰባው ውስጥ ባሉ ተሳታፊዎች ግምት ውስጥ መግባት ይችላሉ ፡፡
ስብሰባው ለድምፅ የሚሰጥ ከሆነ ከእያንዲንደ እትም በኋላ ባሉት ደቂቃዎች ውስጥ ውጤቱን መያዝ አሇበት: - “ውሳኔው በሙሉ ድምፅ ተወስዷል” ፣ “ውሳኔው በአብላጫ ድምፅ ተወስዷል” ፣ “ውሳኔው አልተሰጠም።” ተመሳሳይ ማስታወሻዎች መሰጠት አለባቸው ጉዳዮቹ ከውይይቱ ሲወገዱ ፣ ወደ ሌላ ስብሰባ ሲዛወሩ ወይም ተናጋሪ ባለመኖሩ ከግምት ውስጥ ካልገቡ ጉዳዮች ላይ ፡
መጨረሻ ላይ ቃለ ጉባኤዎቹ በፕሬዚዳንቱ ኃላፊ እና በፀሐፊው የተፈረሙ ሲሆን አስፈላጊ ከሆነም ስብሰባውን በጠራው ድርጅት ማኅተም የተረጋገጠ ነው ፡፡
