የግጭት ሁኔታዎችን ጨምሮ የተለያዩ የሥራ ሁኔታዎችን ለመተንተን የቡድን ስብሰባ ውጤታማ መንገድ ሊሆን ይችላል ፡፡ በአወዛጋቢ ጉዳዮች ላይ በይፋ በመወያየት በእያንዳንዱ ሠራተኛ ላይ አስገዳጅ የሆኑ ውሳኔዎችን ይሰጣል ፡፡ የጋራ ስብሰባው በብዙ የዝግጅት ሥራዎች መቅደም አለበት ፡፡
መመሪያዎች
ደረጃ 1
የስብሰባውን ዋና ርዕስ ቀመር ፡፡ እንደ አንድ ደንብ በአንድ ወቅታዊ ጉዳይ ላይ የጋራ ስብሰባ ይደረጋል ፡፡ ይህ ለምሳሌ የድርጅቱን ዓመት ሥራ ትንተና ወይም ወደ ተቀነሰ የሥራ ሰዓት የሚደረግ ሽግግር ሊሆን ይችላል ፡፡
ደረጃ 2
አጀንዳዎን ያስቡ ፡፡ የእሱ ነጥቦች ሊወያዩባቸው የሚገቡ የተወሰኑ ጉዳዮች ይሆናሉ ፡፡ ቢያንስ ሁለት መሆን እና ከአምስት ያልበለጠ መሆን አለበት ፡፡ ጥያቄዎቹን በመቀነስ ቅደም ተከተል ደረጃ ይስጡ ፡፡ የስብሰባው ርዕስ ሰፋ ያለ ከሆነ “ልዩ ልዩ” ን እንደ አጀንዳው የመጨረሻ ንጥል ያድርጉ። እዚህ ከዋናው ርዕሰ ጉዳይ ትንሽ ፈቀቅ ማለት እና በወቅቱ ለቡድኑ አሳሳቢ የሆኑ ትናንሽ ችግሮችን መወያየት ይችላሉ ፡፡
ደረጃ 3
ተናጋሪዎችን ያዘጋጁ ፡፡ በቡድኑ ውስጥ ሀሳባዊነት ያለው አንድ ብቃት ያለው ሰራተኛ በስብሰባው አጀንዳ ላይ በእያንዳንዱ ጉዳይ ላይ መናገር አለበት ፡፡ ሰውዬው በመልእክቱ ላይ በእርጋታ እንዲያስብ ከ 1-2 ሳምንታት በፊት ስለሚመጣው ዘገባ ያስጠነቅቁ ፡፡ ከስብሰባው ከ2-3 ቀናት በፊት ከእያንዳንዱ ተናጋሪ ጋር ይነጋገሩ ፣ የንግግሩ ጽሑፍ ዝግጁ መሆኑን እና ከተጠቀሰው ርዕስ ጋር የሚስማማ መሆኑን ያረጋግጡ ፡፡
ደረጃ 4
የስብሰባውን ክፍል ያዘጋጁ ፡፡ ድርጅትዎ የመሰብሰቢያ አዳራሽ ወይም ሌላ የመሰብሰቢያ አዳራሽ ካለው ጥሩ ነው ፡፡ አለበለዚያ በተቻለ መጠን ትልቁን ክፍል ይጠቀሙ ፡፡ በስብሰባው ቀን በቂ ወንበሮች ተጭነው ፕሮጄክተር ፣ ኮምፒተር እና ማይክሮፎን ተገናኝተው ካሉ ማዋቀር ያስፈልጋል ፡፡ ሊወያዩባቸው ከሚችሏቸው ሰነዶች ጋር ለእያንዳንዱ የስብሰባ ተሳታፊ ልዩ አቃፊዎች አስቀድመው ማዘጋጀት ይችላሉ ፡፡
ደረጃ 5
የስብሰባውን ቀን ፣ ሰዓትና ቦታ ለሁሉም ሠራተኞች ያሳውቁ ፡፡ ከተለምዷዊ ዘዴዎች ውስጥ አንዱን ይጠቀሙ-መረጃን በማስታወቂያ ሰሌዳ ላይ ይለጥፉ ፣ ኢ-ሜል ይላኩ ፣ የመዋቅር ክፍፍሎችን ሃላፊዎች ይደውሉ ፣ ከእያንዳንዱ ሠራተኛ ጋር በግል ይነጋገሩ ፡፡ የእርስዎ ምርጫ የሚወሰነው በኩባንያው ወግ እና በሠራተኞች ብዛት ላይ ነው ፡፡
ደረጃ 6
ስብሰባውን ከመጀመርዎ በፊት ተሰብሳቢዎችን ይመዝግቡ ፡፡ በኋላ ይህንን ዝርዝር ከፕሮቶኮሉ ጋር ያያይዙታል ፡፡ ለሠራተኞች በተያዘለት እና በተገለፀው ጊዜ ስብሰባውን መጀመርዎን እርግጠኛ ይሁኑ ፡፡ ዘግይተው የሚመጡትን አይጠብቁ ፣ የዝግጅቱን አስፈላጊነት እና ቁም ነገር ያሳዩ ፡፡
ደረጃ 7
የስብሰባውን ዋና ርዕስ እና እዚያ የሚዳሰሱ ጉዳዮችን አስታውቁ ፡፡ ለስብሰባው ሊቀመንበር እና ጸሐፊ እንዲመርጥ ቡድኑን ይጠይቁ ፡፡ እንደ አንድ ደንብ የድርጅቱ ዋና ኃላፊ ወይም ምክትሉ ሊቀመንበር ፣ ፀሐፊው ወይም የጽሕፈት ቤቱ ሥራ አስኪያጅ ደግሞ ጸሐፊ ሆነው ተመርጠዋል ፡፡ ሊቀመንበሩ ስብሰባውን ያካሂዳሉ ፣ ሥርዓትን ያስጠብቃሉ እንዲሁም ደንቦችን ይከተላሉ ፡፡ የፀሐፊው ተግባራት ዝርዝር ፕሮቶኮልን መያዝን ያካትታሉ-የተናጋሪዎቹን ንግግሮች መቅዳት ፣ ለእነሱ ጥያቄዎች ፣ ውይይቶች እና ሀሳቦች ፡፡
ደረጃ 8
ከተቀመጠው የንግግር የጊዜ ሰሌዳ ጋር ተጣበቁ ፣ አለበለዚያ ስብሰባዎ እስከ እኩለ ሌሊት ድረስ የመጎተት አደጋን ያስከትላል እና በጭራሽ ምንም ውሳኔ አይወስድም። እንደ ደንቡ ዋና ዋና ተናጋሪዎች በእጃቸው ከ15-20 ደቂቃዎች አላቸው ፣ ግን ከ 30 ያልበለጠ በሁለተኛ ጉዳዮች ላይ ተናጋሪዎች ከ10-15 ደቂቃዎች ውስጥ መሆን አለባቸው ፡፡ ከተመልካቾች የተሳትፎ ንግግር ከ2-3 ደቂቃ ብቻ የተገደበ ነው ፡፡ ከ 5 ደቂቃዎች ያልበለጠ ጥያቄን መመለስ ይችላሉ ፡፡ ጊዜው ካለፈ ደንቦቹን በጥብቅ ያስታውሱ ፡፡
ደረጃ 9
የስብሰባው አጀንዳ ከተስተካከለ በኋላ ሁሉም ሰው ንግግር ካደረገ በኋላ ስብሰባውን በአጭሩ ያጠቃልሉ ፡፡ አስፈላጊ ውሳኔዎች ከተላለፉ ረቂቃቸው ለተሰበሰበው ሁሉ ጮክ ብሎ መነበብ አለበት ፡፡
ደረጃ 10
ከስብሰባው በኋላ ባሉት ሁለት ቀናት ውስጥ የደቂቃውን የመጨረሻ ስሪት እና የተወሰዱትን ውሳኔዎች ማዘጋጀት አለብዎት። ቃለ-ጉባ beዎቹ መስማማት እና በስብሰባው ሊቀመንበር መፈረም አለባቸው ፡፡ ውሳኔዎቹን እና ለተግባራዊነታቸው የጊዜ ገደቦችን ተግባራዊ ማድረግ ለሚገባቸው ሁሉም ሠራተኞች ትኩረት ይስጡ ፡፡
