ብዙ ድርጅቶች ሰነዶችን ለማደራጀት እና ማህደሮችን ለመፍጠር ጥብቅ መስፈርቶች አሏቸው ፡፡ የጉዳዮችን ደህንነት ማረጋገጥ እና ከሚጎበኙ ዓይኖች ማግለል አስፈላጊ ነው ፡፡ ማንኛውም የኩባንያው ፀሐፊ ፋይሎችን ማብራት መቻል አለበት ፣ እና በጥንቃቄ እና በትክክል በትክክል ያከናውን ፡፡
አስፈላጊ
- - የሥራ ዝርዝር መግለጫ
- - የጽሕፈት መሣሪያ አውል ወይም የመጽሐፍ ማስያዣ ማሽን
- - Twine ወይም ጠንካራ ክር
- - የልብስ ስፌት መርፌ
- - የጽሕፈት መሣሪያ ሙጫ
- - ነጭ ወረቀት
- - መቀሶች
- - ገዥ
- - እስክርቢቶ
- - ማኅተም (አስፈላጊ ከሆነ ሰም መታተም)
መመሪያዎች
ደረጃ 1
በስራ መግለጫዎ መሠረት ጉዳዮችን ብልጭ ድርግም ማድረግ ያስፈልግዎታል ፡፡ ያም ሆነ ይህ በሁሉም ኩባንያዎች ውስጥ ይህ ሥራ በአጠቃላይ መርሆዎች መሠረት ይከናወናል ፡፡ በመጀመሪያ እያንዳንዱን ሰነድ በቅደም ተከተል ቁጥር መስጠት ያስፈልግዎታል ፡፡ ከወረቀቶቹ ላይ ሁሉንም የወረቀት ክሊፖችን ፣ የብረት መወጣጫዎችን እና የደህንነት ፒኖችን ማስወገድዎን አይርሱ ፡፡
ደረጃ 2
ከዚያም ወረቀቶቹ በነፃ እንዲነበብ ጉዳዩን መስፋት ይጀምሩ ፡፡ ይህንን ለማድረግ በሰነዶቹ ግራ ጠርዝ መሃል ላይ አራት ቋሚ ቀዳዳዎችን ከካህናት አውል ጋር ያድርጉ ፡፡ በቀዳዳዎቹ መካከል ያለው ርቀት ቢያንስ ሦስት ሴንቲሜትር መሆን አለበት ፡፡ የ A-4 ሰነዶችን ለመገጣጠም እና ለማሰር ልዩ የዴስክቶፕ ማሽንን ለመጠቀም ምቹ ነው ፡፡ በእሱ እርዳታ አስፈላጊ የሆኑ አቃፊዎችን ለመፍጠር አስቸጋሪ አይሆንም - ወዲያውኑ እስከ 10 ሴ.ሜ ውፍረት ባለው የወረቀት ክምር በኩል መቦርቦር ይችላል ፡፡
ደረጃ 3
ሰነዶችን ለማሰር ልዩ የባህል መስፊያ መርፌን እንዲሁም የባንክ መንትያ ወይም ጠንካራ የኒሎን ክሮችን ይጠቀሙ ፡፡ እንደ የመጨረሻ አማራጭ ተራ ክሮችን ብዙ ጊዜ ማጠፍ ይችላሉ ፡፡ ሉሆቹ ይበልጥ ደህንነታቸው በተጠበቀ ሁኔታ እንዲጣበቁ ሰነዶች ብዙውን ጊዜ በተከታታይ ሁለት ጊዜ ይሰፋሉ ፡፡ ጉዳዩ ለዘለዓለም መዝገብ ቤት እየተዘጋጀ ከሆነ ይህ በጣም አስፈላጊ ነው ፡፡
ደረጃ 4
ልቅ የሆኑትን ጫፎች በክሩ ላይ ወይም ጥንድ ጥንድ ወደ 6 ሴንቲ ሜትር ይተዉት እነሱ በመጨረሻው ሰነድ የተሳሳተ ጎኑ ላይ ባለው ማዕከላዊ ቀዳዳ በኩል ተጎትተው በአንድ ቋጠሮ ውስጥ በጥብቅ መያያዝ ያስፈልጋቸዋል።
ደረጃ 5
ቋጠሮውን እና የክርቹን ጫፎች በክብ (በ 4 ሴንቲ ሜትር ዲያሜትር) ወይም በካሬክ ሙጫ በካሬ (ከ 4 እስከ 5 ሴ.ሜ) ይለጥፉ ፡፡ ስዕሉ ከወፍራም ነጭ ወረቀት መቆረጥ አለበት።
ደረጃ 6
ማህተሙን በከፊል የወረቀቱን ወረቀት እንዲሸፍነው እና አንድ ጠርዝ ደግሞ የተረከበው የመጨረሻውን ወረቀት እንዲሸፍን ያድርጉት ፡፡ እንዲሁም ይህንን ቦታ በማሸጊያ ሰም መሙላት ይችላሉ።
ደረጃ 7
ሙጫው ሙሉ በሙሉ ደረቅ እስኪሆን ድረስ ይጠብቁ ፡፡ ከዚያ በቀጥታ በማኅተሙ ስር በፋይሉ ውስጥ ያሉትን የሉሆች ብዛት ያመልክቱ እና የባለሥልጣኑን ፊርማ ያኑሩ ፡፡ የማረጋገጫ ደብዳቤ አክል እና የመጽደቁን ቀን ያመልክቱ ፡፡ ከበርካታ ወረቀቶች የሰነዶች ቅጂዎችም እንዲሁ ይመዘገባሉ ፣ ፊርማ ፣ ቀን እና “ኮፒ ትክክል ነው” የሚል ጽሑፍ ያለው ማህተም ማስቀመጥ አስፈላጊ ነው ፡፡
ደረጃ 8
ለጊዜያዊ ክምችት ጉዳዩን በወረቀት ወረቀት ላይ ፣ እንዲሁም ለቋሚ ማህደሩ የሰነድ ማስረጃዎችን ወደ ጠንካራ ሽፋን ያስሩ ፡፡ በተሰፋው ጉዳይ ላይ የጊዜ ገደቦችን ያመልክቱ ፡፡
