ስብሰባ በራስ ተነሳሽነት ሊዘጋጅ የሚችል ክስተት ነው የሚል አስተያየት አለ ፡፡ በእርግጥ ይህ የንግድ ሥራ መስተጋብር ከባድ የአስተዳደር ሥልጠና ይጠይቃል ፡፡
የስብሰባው ርዕስ
የስብሰባው ምክንያት በጀማሪው መቅረብ አለበት ፡፡ በምንም መልኩ በዚህ አቅም ውስጥ በስብሰባው ውስጥ በጣም አስፈላጊ ተሳታፊ ነው ፡፡ ስብሰባዎች በድርጅታዊ (ኮርፖሬት) ሊሆኑ ከሚችሉት እውነታ በመነሳት እና በርካታ ተጋባesችን በማሳተፍ ርዕሰ ጉዳዩን ለቃለ ምልልሱ የሚያስፈልጉትን ሁሉንም ሰዎች ለመሳብ በሚያስችል መንገድ መግለፅ አስፈላጊ ነው ፡፡
በተለምዶ የርዕሰ-ጉዳዩ ቴክኒካዊ አፃፃፍ በአስተዳደር ሰራተኞች ወይም በቀጥታ በስብሰባው ፀሐፊ ይከናወናል ፡፡ የስብሰባው አጀንዳ ከተጠቀሰው ርዕስ ይከተላል ፡፡ ይህ ሰነድ ለውይይት የታቀዱትን ሁሉንም ጉዳዮች ያጠቃልላል ፡፡ በቀድሞ ስምምነት አንድ ተናጋሪ ለእያንዳንዱ ጥያቄ ይመደባል ፣ ክርክሩን ከግምት ውስጥ ሳያስገባ ለንግግሩ የጊዜ ገደብ ይሰጠዋል ፡፡ የውይይቱ ጊዜ በተናጠል በአጀንዳው ተወስኗል ፡፡
ለጉዳዮቹ የተሻለ ግንዛቤ አጭር ማመሳከሪያዎችን ፣ አኃዛዊ መረጃዎችን ወይም ሌላ ማንኛውንም የመረጃ መረጃን የሚያካትት የእጅ ጽሑፍ ማዘጋጀት አላስፈላጊ አይሆንም ፡፡ ፀሐፊው እንደነዚህ ያሉትን ቁሳቁሶች ከእያንዳንዱ ተናጋሪ ጋር በተናጠል ያዘጋጃል ፡፡
የሰነድ ዝግጅት የመጨረሻው ደረጃ በእያንዳንዱ ጉዳይ ላይ ረቂቅ ውሳኔዎችን ማዘጋጀት ነው ፡፡ ይህ ሰነድ በውይይቱ ላይ በመመስረት የአዘጋጆቹ የቀረቡትን የመፍትሄ ሃሳቦች ይወክላል ፡፡ ተናጋሪዎቹ ያቀረቡትን የመጨረሻ ዓረፍተ-ነገር ይመዘግባሉ። ተሳታፊዎቹ በረቂቅ ውሳኔው ውስጥ ካለው አማራጭ የማይስማሙ ከሆነ ሰነዱ በፀሐፊው ተስተካክሏል ፡፡
የተጋበዙ ሰዎች
ለተነሱት ጉዳዮች መፍትሄ ለመስጠት መጋበዝ ያለባቸውን ሰዎች ግምታዊ አጀንዳ በአብዛኛው ይወስናል ፡፡ ስለዚህ ፣ አምራች መንገድ ተቃራኒ የሆነ አመለካከት ያላቸውን ሰዎች ከተናጋሪው ጋር መጋበዝ ነው ፡፡ በዚህ ሁኔታ ስብሰባው አከራካሪ ሁኔታ ላለው ወገኖች “ክብ ጠረጴዛ” ሆኖ ያገለግላል ፡፡
የስብሰባ ተሳታፊዎች በማንኛውም የሚገኝ ዘዴ - በስልክ ጥሪ ፣ በኢሜል ወይም በግል ግብዣ ይነገራቸዋል ፡፡ በቅድሚያ የሰነዶቹ ፓኬጅ እራሳቸውን ለተሳታፊዎች ሁሉ አስቀድሞ መሰጠት አለባቸው ስለሆነም እራሳቸውን ከዕቃዎቹ ጋር በደንብ የማወቅ ዕድል እንዲኖራቸው ፡፡
ስብሰባ ማካሄድ
አንድ ጸሐፊ በስብሰባው ውስጥ መሳተፍ አለበት ፡፡ የእሱ ተግባር ውይይቱን ተከትሎ ፕሮቶኮልን ማዘጋጀት ነው ፡፡ ሰነዱን በማርቀቁ ወቅት ውይይቱን የመቅረጽ ቃል በቃል ትክክለኛነት ሳይሆን ዋና ዋና ንግግሮች እና የተለዩ ሀሳቦች ነፀብራቅ ነው ፡፡
ሊኖሩ የሚችሉ ልዩነቶችን ለማስቀረት የስብሰባውን አካሄድ በዲካፎን መቅዳት የተሻለ ነው ፡፡ ቀረጻው መጀመሩን ሁሉም ተሳታፊዎች ማሳወቅ አለባቸው ፡፡
