በሰነድ ላይ ማህተም መኖሩ አስፈላጊነቱን ፣ ትክክለኛነቱን እና ኦፊሴላዊ ደረጃውን ያሳያል ፡፡ ሆኖም በድርጅቶች እንቅስቃሴ ወቅት ከጊዜ ወደ ጊዜ የት እና ምን ዓይነት ማህተም መደረግ እንዳለበት የሚነሱ ጥያቄዎች ይነሳሉ ፡፡
በመጀመሪያ ፣ ማኅተምን ለመለጠፍ ደንቦቹ በአይነቱ እና በአለባበሱ ላይ የተመኩ ናቸው ፡፡ ስለሆነም ባለ ሁለት ራስ ንስር ምስል ያለው ኦፊሴላዊ ማህተም በመንግስት ተቋማት ሰነዶች ላይ ይቀመጣል ፡፡ የንግድ ድርጅቶች እና የግለሰብ ሥራ ፈጣሪዎች ሰነዶችን (የአባት ስም ፣ የመጀመሪያ ስም እና የአባት ስም) ፣ የምዝገባ መረጃዎችን እና ከተፈለገ የድርጅቱን አርማ የያዘ መደበኛ ክብ ቴምብር ያረጋግጣሉ ፣ ሰነዶች ፣ የውሎች መደምደሚያ ፣ የክፍያ ትዕዛዞች አፈፃፀም እና ቼኮች ፣ ባለሥልጣን ደብዳቤዎች ፣ የውክልና ስልጣን ወዘተ … ተጨማሪ ማድረግ ይችላሉ-ለጥያቄዎች ፣ ለገንዘብ ሰነዶች ፣ ለኤችአር ዲፓርትመንት ፡፡ በተመሳሳይ ጊዜ ዓላማቸው በሕትመቱ ላይ መጠቆም አለበት ዋናው ማህተም የመጀመሪያዎቹን ሰዎች - ዳይሬክተሮች እና ምክትሎቻቸውን እና ተጨማሪዎቹን - የሚመለከታቸው አገልግሎቶች ሰራተኞች (የሂሳብ አያያዝ ፣ የሰራተኞች መምሪያ ፣ ወዘተ) ያረጋግጣሉ ፡፡ ህትመቱ ሰነዱን የፈረመውን ሰው የኃላፊነት ቦታውን በከፊል በሚይዝበት መንገድ መለጠፍ አለበት እንዲሁም የፊርማ እና ማህተም ዝርዝሮች በግልፅ ይታያሉ ፡፡ እ.ኤ.አ. ግንቦት 23 ቀን 1988 በዩኤስኤስ አር ግላቫርቪቭ ትዕዛዝ የፀደቀው ለአስተዳደር (ጂ.ኤስ.ዲ.ኤ.) የሰነዶች ድጋፍ ስርዓት ዋናው ወይም ኦፊሴላዊ ማህተም የታተመባቸውን የሰነዶች ዝርዝር ያቀርባል ፡፡ አዲስ እትም የለም ፣ ግን ለአሁኑ ጊዜ እንደሚከተለው ይመስላል ይህ - - እርምጃዎች; - የውክልና ስልጣን - - ኮንትራቶች; - መደምደሚያዎች ፣ ግምገማዎች - - ማመልከቻዎች (ለዱቤ ደብዳቤ ፣ ለመቀበል ባለመቀበል ፣ የይገባኛል ጥያቄዎች ፣ ወዘተ); - የጉዞ የምስክር ወረቀቶች - - የማኅተሞች እና ፊርማዎች ግንዛቤ ናሙናዎች; - ደብዳቤዎች - - የክፍያ ትዕዛዞች ፣ ጥያቄዎች ፣ ቼኮች ፣ ለገንዘብ ምንዛሪ ወዘተ … - በድርጅቱ ላይ ያሉ መመሪያዎች - - ይመዘግባሉ - - የወጪ ግምቶች; - ስምምነቶች; - የምስክር ወረቀቶች (የመዝገብ መጠኖች ክፍያ ፣ ላይ ወዘተ); - ዝርዝር መግለጫዎች - - የርዕስ ዝርዝሮች ፣ - የምስክር ወረቀቶች ፣ - - የድርጅቶች ቻርተር ፣ - የሰራተኛ ሰንጠረ tablesች ማህተሞችን በሚጠቀሙበት ጊዜ ሊኖሩ የሚችሉ አለመግባባቶችን ለማስቀረት ኢንተርፕራይዞች የሰነዶቹን ዝርዝር እንዲሁም ራሳቸው እንዲወስኑ ይመከራል ፡፡ የሰርቲፊኬት ቴምብር የሚያስፈልጋቸው የሰዎች ዝርዝር እና የፊርማዎች ናሙናዎች ፡ በተጨማሪም ፣ ከሚያስፈልገው “ኤም ፒ” ጋር የተዋሃዱ የሰነዶች ዓይነቶች አሉ ፡፡ - ማተሚያ ቦታ. በእንደዚህ ዓይነት ሁኔታዎች ውስጥ ፣ ብዙውን ጊዜ ማህተሙን የት እንደሚያስቀምጡ ጥያቄዎች የሉም ፣ ግን አጠቃላይ ህግ መከተል አለበት-ህትመቱ ግልፅ እና ሊነበብ የሚችል መሆን አለበት ፡፡
