ማንኛውም የባለቤትነት አይነት አንድ ድርጅት በተወሰነ መርህ መሰረት በስርዓት የተያዙ የተለያዩ አይነቶች ወረቀቶች ስብስብ የራሱ የሆነ የስራ ፍሰት አለው ፡፡ ማስታወሻ ሲረቀቅ ልዩ ትኩረት ይፈልጋል ፡፡
ማስታወሻ ምንድን ነው
በማስታወሻ መልክ ያለው የንግድ ወረቀት በተፈጥሮው መረጃ ሰጭ እና የሚመከር ነው ፡፡ ለቅርቡ የበላይ ወይም ለድርጅቱ ኃላፊ ይሰጣል ፡፡ ማስታወሻው በአስተዳደሩ መመሪያዎች እና በሠራተኛው ተነሳሽነት ሊዘጋጅ ይችላል ፡፡
ሰነዱ ከአንድ የተወሰነ ጉዳይ ጋር በተያያዘ የተወሰኑ እውነታዎችን ያቀፈ ነው ፡፡ በአብዛኛዎቹ ሁኔታዎች ማስታወሻው በጽሑፍ የተቀመጠው የሠራተኛው የግል አስተያየት ነው ፡፡ አንዳንድ ጊዜ በድርጅቱ ውስጥ ከሚከናወኑ ክስተቶች አንጻር ሥራ አስኪያጁ ተጨማሪ እርምጃዎቻቸውን ለማስተካከል የበታች ሠራተኞችን አስተያየት ማወቅ እጅግ በጣም አስፈላጊ ነው ፡፡ ሰራተኞች በራሳቸው ሀሳቦች እና የውሳኔ ሃሳቦች የተሞሉ ዝርዝር ምላሾችን በተናጥል በተናጥል ማዘጋጀት ይጠበቅባቸዋል ፡፡
ስለ ሪፖርቶች ርዕሰ ጉዳይ ፣ የተለየ ሊሆን ይችላል-ከአንድ ጊዜ የመረጃ አቅርቦት እስከ ወቅታዊ ዘገባ ፡፡ ከማብራሪያ እና ከአገልግሎት ማስታወሻዎች በተቃራኒ ማስታወሻው በድርጅቱ ውስጥ ጥቅም ላይ ሊውል ይችላል ወይም ለከፍተኛ ባለስልጣን የሪፖርት ሰነድ ሚና ይጫወታል ፡፡
ሰነዱን ለመዘርጋት ምክንያት
ድርጅቱን ሊጎዳ በሚችል ሂደት ከቁጥጥር ውጭ በሆነ ሂደት የተነሳ ማስታወሻ ተዘጋጅቷል ፡፡ ሠራተኛው በተመሳሳይ ሁኔታ ሁሉንም መረጃዎች ወደ አለቆቹ እንዲያውቅ ማድረግ የሚችለው ከዚያ ነው። ለምሳሌ ፣ አንድ ኃላፊነት የሚሰማው ሰው ብዙ መቅረት ወይም የታቀዱ ግቦችን መፈጸምን ችላ ማለት ሊሆን ይችላል ፣ በእርግጥ የመላ ድርጅቱን አፈፃፀም ላይ አሉታዊ ተጽዕኖ ሊያሳድር ይችላል ፡፡ በአጠቃላይ ሰነዱ በአሁኑ ወቅት በአመራሩ እየተተገበረ ላለው የውስጥ ፖሊሲ ለውጥ ምልክት ሊሆን ነው ፡፡
ማስታወሻ እንዴት በትክክል ለመሳል
ብዙውን ጊዜ አንድ ሰነድ በርካታ ክፍሎችን ያቀፈ ነው። በመጀመሪያ ፣ ማስታወሻውን ለመጻፍ ምክንያት የሆነውን ምክንያት በግልፅ መቅረፅ አስፈላጊ ነው ፡፡ እሱ የተወሰነ ሁኔታን ይዘረዝራል እናም እውነታዎችን ይዘረዝራል. ከዚያ ስለሚሆነው ነገር የራስዎን አስተያየት እንዲገልጹ በጥሩ ሁኔታ ይመከራል ፡፡ በተመሳሳይ ሁኔታ ሁኔታውን ከሁሉም ወገን በመተንተን ለችግሩ የራስዎን መፍትሄ መስጠት ያስፈልጋል ፡፡
የተከሰተውን ርዕሰ ጉዳይ በሚመለከት ፣ ሁሉም መረጃዎች በአጭሩ መቅረብ አለባቸው። የእውነታውን ማዛባት እና በማስረጃ መሠረት የማይደገፉ ግምቶችን መግለጽ ተቀባይነት የለውም።
ሰነዱ በክፍሉ ስም በላይኛው ግራ ጥግ ላይ ካለው የግዴታ አመልካች ጋር በ A4 ቅርጸት ወረቀት ላይ ይቀመጣል። ከላይ በቀኝ በኩል ስለ ማስታወቂያው አድራሽ መረጃ ማስቀመጥ አለብዎት። ከትንሽ በታች ከቀይ መስመር የሰነዱ ስም እና ቁጥሩ እንዲሁም የተጠናቀረበት ቦታ በትላልቅ ፊደላት የተፃፈ ነው ፡፡
ከዚያ መረጃው በሰነድ ነፃ በሆነ ቅፅ የተቀመጠ ሲሆን ሰነዱን ባዘጋጀው ሰራተኛ ፊርማ የተደገፈ ነው ፡፡
ማስታወሻውን ከመላክዎ በፊት ከዚህ በላይ ያሉትን የሁሉም ሁኔታዎች እውነታ በጥንቃቄ ለመመርመር ይመከራል ፡፡
