ወደ መዝገብ ቤቱ ለማስገባት የሰነዶች ምዝገባ የሚከናወነው ከዓመት መጨረሻ በኋላ ነው ፡፡ ስለሆነም ሰነዶች ከተቀመጡት ህጎች ጋር በተያያዘ ለማከማቸት ይዘጋጃሉ ፡፡ በማከማቻው ጊዜ ፣ እንዲሁም በሰነዶቹ ዋጋ ላይ በመመርኮዝ ጉዳዮች ሙሉ በሙሉ ወይም በቀላል ስርዓት መሠረት ይጠናቀቃሉ።
መመሪያዎች
ደረጃ 1
ለጊዜያዊ ማከማቻ ሰነዶች (እስከ 10 ዓመት ያካተተ) ጉዳዮችን ዝርዝር ያቅርቡ ፡፡ የጉዳዩን አመሰራረት ትክክለኛነት ያረጋግጡ (ቋሚ የማከማቻ ጊዜ ያላቸው ሰነዶች ቢኖሩ) ፡፡ ጉዳዮቹን በአቃፊዎች ውስጥ ይተውዋቸው ፣ እንደየጉዳዩ ስያሜ መሠረት ሥርዓታዊ መሆን አለባቸው እና ቁጥራቸውም አያስፈልጋቸውም ፡፡ የጉዳዮች ስም ዝርዝር መሠረት ጉዳዮች ወደ መዝገብ ቤቱ ይተላለፋሉ ፡፡
ደረጃ 2
ለረጅም ጊዜ የማከማቻ ጉዳዮች (ከ 10 ዓመት በላይ) የሚከተለው ይከናወናል-
1. የጉዳዩን ማሰር (በጠንካራ አቃፊ ውስጥ የታጠረ ወይም በአራት ጉድጓዶች ውስጥ በጠንካራ ክር ይሸፍኑ ወይም ሊታሰሩ ይችላሉ) ፡፡
2. የሉሆች ብዛት (የሰነዱን ጽሑፍ ሳይነካ ከላይኛው ቀኝ ጥግ ላይ በጥቁር ግራፋይት እርሳስ ይከናወናል)።
3. የምስክር ወረቀት ጽሑፍን በመሳል (ስንት ሉሆች እንደታጠቁ ይጠቁሙ ፣ ጉዳቶችም ቢኖሩም ፣ ፊርማ እና ቀን) ፡፡
4. የሰነዶችን ውስጣዊ ዝርዝር (በተለይም ጠቃሚ ሰነዶች ላሏቸው ጉዳዮች ፣ የግል ፣ የፍትህ እና የምርመራ ጉዳዮች ወዘተ) ማዘጋጀት ፡፡ በእቃው መጨረሻ ላይ በጉዳዩ ላይ የሰነዶቹ ብዛት እና የእቃዎቹ ሉሆች ብዛት ያመልክቱ ፡፡
5. የጉዳዩን ሽፋን ዝርዝር ሁሉ መመዝገብ (የተቋሙ ስም ፣ የመዋቅር አሃድ ፣ የጉዳዩ ቀሳውስታዊ መረጃ ጠቋሚ ፣ የጉዳዩ ርዕስ ፣ የጉዳዩ ዕድሜ ልክ) ፡፡
ደረጃ 3
ለቋሚ ወይም ለረጅም ጊዜ ማከማቻዎች ሰነዶች ክምችት ይያዙ። የግለሰቦችን የጉዳይ ቁጥር ማካተት አለበት ፣ እንዲሁም በጉዳዩ ርዕስ ውስጥ ይዘቱን እና አፃፃፉን ይፋ ማድረግ አለበት ፡፡ የእቃ ዝርዝሩ እንዲሁ የጉዳዩን የማከማቻ ጊዜ ማመልከት አለበት ፡፡ የጉዳዮችን ብዛት እና የመጀመሪያ እና የመጨረሻ ጉዳዮችን ቁጥር ፣ ምልክት እና ቀን ያመልክቱ ፡፡ ለሠራተኛ ጉዳዮች የተለየ ዝርዝር ተዘጋጅቷል ፡፡
ደረጃ 4
የተዘጋጁትን ፋይሎች ወደ መዝገብ ቤቱ ያስገቡ ፡፡ እርስዎ ባሉበት መዝገብ ቤት ያለው ፀሐፊ በስም ዝርዝሩ ወይም በዝርዝሩ መሠረት የጉዳዮቹን ብዛት ይፈትሻል ፣ የማረጋገጫ ጽሑፍ ይጽፋል ፣ የጎደሉ ጉዳዮችን ቁጥር ምልክት ያደርጋል ፣ የጉዳዩ ተቀባይነት እና ማስተላለፍ ቀን ይሾማል ፡፡ የክምችቱ ዝርዝር ጉዳዮችን ማስተላለፍ እና መቀበል ባከናወኑ ሰዎች ፊርማ ተረጋግጧል ፡፡
