እቅድ አውጪዎች ፣ ስብሰባዎች እና ስብሰባዎች የሥራ ፍሰት ወሳኝ አካል ናቸው ፡፡ የእነሱ ዋና ተግባር ማንኛውንም የአገልግሎት ሁኔታ በጋራ መተንተን ነው ፡፡ በሥራ ስብሰባዎች ውስጥ ያሉ ተሳታፊዎች በንቃት መነጋገር ፣ በዝርዝር መወያየት እና ለችግሮች መፍትሄ ማቅረብ ይችላሉ ፡፡ አንድ ስብሰባ ውጤታማ እንዲሆን አስተናጋጁ የተወሰኑ ህጎችን ማክበር አለበት።
አስፈላጊ
- - አጀንዳ;
- - የስብሰባው ደንቦች;
- - የስብሰባው ፕሮቶኮል
መመሪያዎች
ደረጃ 1
የውጤታማ ስብሰባ ቁልፍ ምልክቶችን ይወቁ። ከእነሱ ጥቂቶች ናቸው 1 ስብሰባው የተወሰነ ዓላማ አለው ፤ 2. አደራጁ ሁሉንም አስፈላጊ የዝግጅት ሥራዎችን ሠርቷል ፤ 3. ስብሰባው ከተወያዩ ጉዳዮች ጋር በቀጥታ ተያያዥነት ያላቸው ፍላጎት ያላቸው ሰራተኞች ብቻ ይሳተፋሉ ፤ 4. ውይይቱ ከዋናው ርዕስ አይለይም ፤ 5. በስብሰባው ምክንያት ፈጣን ዕቅዶች ተወስነው ለሠራተኞች የተለዩ መመሪያዎች ተሰጥተዋል እነዚህ ሁሉ ጉዳዮች ሥራ አስኪያጁ በግል ሊቆጣጠሯቸው ይገባል ፣ በተለይም ድርጅቱ ውጤታማ ስብሰባዎችን ለማካሄድ የሚያስችል ዘዴ ገና ካልተቋቋመ ፡፡
ደረጃ 2
የስብሰባውን ዋና ርዕስ ቀመር ፡፡ ለሠራተኞች ተገቢ እና ለመረዳት የሚቻል መሆን አለበት ፡፡ የሥራ ስብሰባው አንድ የተወሰነ ግብ መያዙ በጣም አስፈላጊ ነው-የዝግጅት እቅድን ማዘጋጀት ፣ ውሳኔን ማፅደቅ ፣ ሀሳብ ማቅረብ ፣ ወዘተ ፡፡ ለምሳሌ ፣ የማስታወቂያ ድርጅትዎ አነስተኛ ደንበኞች ካሉበት ስለ ዓለም አቀፍ የኢኮኖሚ ቀውስ ማውራት የለብዎትም። በዚህ ሁኔታ ስብሰባው የአገልግሎት ክልሎችን ለማስፋት እና የቅናሽ ስርዓቱን ለመለወጥ መሰጠት አለበት ፡፡
ደረጃ 3
ዝርዝር የስብሰባ አጀንዳ ያዘጋጁ ፡፡ በውስጡ ዋናውን ርዕስ ፣ ለውይይት የታቀዱትን ጥያቄዎች ፣ የተናጋሪዎቹን ስሞች ፣ የተጋባዥዎችን ስብጥር ፣ የዝግጅቱን ቀን ፣ ሰዓት እና ቦታ ያመልክቱ ፡፡ እያንዳንዱ የአጀንዳ ጉዳይ የስብሰባውን ዋና ርዕስ በዝርዝር ማሳየት አለበት ፣ የሱን የተወሰነ ገጽታ ያንፀባርቃል ፡፡ ጥያቄዎች “ከቀላል ወደ ውስብስብ” በሚለው መርህ መሠረት ወይንም በመተንተን ቅደም ተከተል - “የወቅቱ ሁኔታ - አመጣጡ - ሊሆኑ የሚችሉ መፍትሄዎች” ሊመደቡ ይችላሉ ፡፡
ደረጃ 4
የስብሰባውን የጊዜ ሰሌዳ ከአጀንዳው ጋር ያያይዙ ፡፡ በውስጡም ለንግግሩ ዋና ተናጋሪዎች ፣ ከጋራ ተናጋሪዎች መረጃ ለማግኘት ፣ ጥያቄዎችን ለማብራራት እና ለውይይት ጊዜውን ያዘጋጁ ፡፡ ለአነስተኛ የአገልግሎት ስብሰባዎች እንኳን የጊዜ ሰሌዳዎችን ይሳሉ ፡፡ ይህ ለራስዎ እና ለሠራተኞችዎ የሥራ ጊዜን ከፍ አድርገው እንዲመለከቱ ፣ የጊዜ ገደቦችን እንዲያሟሉ እና ሀሳቦችን በግልጽ እና እስከ ነጥብ እንዲገልጹ ያስተምራቸዋል ፡፡
ደረጃ 5
ሠራተኞቹን አጀንዳውን አስቀድመው እንዲያውቁ ያድርጉ ፡፡ በድርጅታዊ ኢሜል ይላኩ ወይም ወደ ስብሰባው ለሚጋበዙት ሁሉ ያቅርቡ ፡፡ ለውይይቱ ሁሉም እንዲዘጋጅ ይጠይቁ ፡፡ ከእያንዳንዱ ሀሳብ ተሳታፊ በብቃታቸው ውስጥ ምን እንደሚጠብቁ አፅንዖት ይስጡ ፡፡
ደረጃ 6
ስብሰባውን በራስዎ አጭር ንግግር ይጀምሩ። ከ3-5 ደቂቃዎች ውስጥ ይህንን ስብሰባ ለማቀናበር ስላነሳሳዎት ምክንያት እና ሊያገኙት ስለሚፈልጉት ውጤት ይንገሩ ፡፡ ከዚያ ተሳታፊዎችን በአጀንዳ እና በስራ መርሃግብር በደንብ ያውቋቸው ፡፡
ደረጃ 7
ውይይቱን ይምሩ ፡፡ ወዳጃዊ ግን ገንቢ ውይይት ይጠብቁ። እያንዳንዱ የስብሰባ ተሳታፊ አስተያየቱን እንዲገልጽ ያበረታቱ ፣ “ዝምተኛው” ን በዝርዝር መልስ ከሚሹ የግል ጥያቄዎች ጋር ያነጋግሩ ፡፡ ውይይቱን ከዋናው ጉዳይ ለማስቀየር በዘዴ ግን በጥብቅ ኒው ሙከራዎች ፡፡ ለእያንዳንዱ ጥያቄ ንዑስ ድምርን ያጠቃልሉ ፡፡
ደረጃ 8
በስብሰባው መጨረሻ ላይ ለሠራተኞቹ የተሰጡ ውሳኔዎችን እና መመሪያዎችን በድጋሚ ይናገሩ ፡፡ ሁሉም ተሳታፊዎች ተግባሮቻቸውን መረዳታቸውን እና የጊዜ ገደቦቻቸውን ማስታወሱን ያረጋግጡ። በፕሮቶኮሉ ውስጥ አስፈላጊ ነጥቦችን ይመዝግቡ ፡፡ የእሱ ቅጅ ለትእዛዝ አፈፃፀም ኃላፊነት ላላቸው ልዩ ባለሙያተኞች እንዲሁም በተደረጉት ውሳኔዎች አፈፃፀም ውስጥ ለሚሳተፉ ሠራተኞች ይላኩ ፡፡
