ከአበዳሪዎች እና ዕዳዎች ጋር ለሰፈራዎች የሂሳብ አያያዝ በማንኛውም ድርጅት የሂሳብ አያያዝ አገልግሎት ሥራ ውስጥ ቁልፍ ቦታዎች አንዱ ነው ፡፡ የጋራ መግባባቶችን የማስታረቅ ተግባር ተጓዳኞች የጋራ ግዴታዎች መፈጸምን ለመቆጣጠር የሚጠቀሙበት ዋና የሂሳብ ሰነድ ነው ፡፡ ሸቀጦችን ለመጫን ፣ ለሥራ እና ለአገልግሎት አቅርቦት እና ለተወሰነ ጊዜ ክፍያቸውን ሁሉንም ክዋኔዎች የያዘ በመመዝገቢያ መልክ ተሰብስቧል ፡፡
የድርጊቱ ቅርፅ በሕግ አውጭው ደረጃ አልተወሰነም ፣ ስለሆነም እያንዳንዱ ድርጅት የመጀመሪያ ደረጃ ሰነዶችን ለማዘጋጀት የሚያስፈልጉትን ሁሉ መሠረት በማድረግ የድርጊቱን ስሪት የማዘጋጀት መብት አለው ፡፡ በስምምነቱ ከተዋዋይ ወገኖች በአንዱ የተባዛና በተፈቀደለት ሰው የተፈረመ ሰነድ ለባልደረባው የተላከ ሲሆን እርስ በእርስ ከሰፈሩ ትክክለኛነት ጋር ከተስማማ በፊርማ ያረጋግጥና አንድ ቅጂ ይልካል ፡፡
ልዩነቶች ካሉ ፣ ተጓዳኙ በሂሳብ አያያዝ ውስጥ ያሉ ስህተቶችን የሚያመለክት ድርጊት የመፈረም መብት አለው ፣ ወይም የራሱን የሰፈሮች መዝገብ ከሰነዱ ጋር ያያይዙ ፡፡ ድርጊቱን ለመፈረም እምቢ ማለት ተበዳሪው ለባልደረባው ግዴታዎች መኖራቸውን አያውቅም ማለት ነው ፡፡
ተዋዋይ ወገኖች ቀጣይነት ባለው ሁኔታ በሚተባበሩበት እና ለወደፊቱ ነባር ስምምነቶችን ለማደስ እና ተጨማሪ ስምምነቶችን ለማጠናቀቅ በሚያቅዱበት ጊዜ የእርቅ ሪፖርቱን መተው በጥብቅ ይመከራል ፡፡ ይህ ሰነድ የምርት ፣ የሥራ ወይም የአገልግሎት ዋጋ ከፍ ያለ ሲሆን ሻጩም ለሌላ ጊዜ እንዲዘገይ ክፍያ በሚሰጥባቸው ሁኔታዎች ውስጥ ይፈለጋል ፡፡
በስምምነቱ ውስጥ ያሉት ወገኖች አንዳቸው ለሌላው የጋራ ግዴታዎች ካሏቸው ታዲያ እነሱን ለማረጋገጥ የማስታረቅ እርምጃ ከወጣ በኋላ እነሱን ማካካስ ይችላሉ ፡፡ በተጨማሪም የጋራ ግዴታዎች ምዝገባ በእጃቸው መገኘቱ በባልንጀሮቻቸው መካከል ያሉ ሰፈራዎችን ለማብራራት አስፈላጊ ከሆነ ዋና ሰነዶችን ለመፈለግ ጊዜ ይቆጥባል ፡፡ በተዋዋይ ወገኖች የተፈረሙ የዕርቅ መግለጫዎችም በሪፖርቱ መጨረሻ ላይ የሚከፈሉ እና የሚከፈሉ የሂሳብ ሚዛን እና የሂሳብ መግለጫዎችን ሲያዘጋጁ በሚቀጥለው ጊዜ መጀመሪያ ላይ ማረጋገጫ ናቸው ፡፡
ምንም እንኳን የእርቅ ሪፖርቱ በፍርድ ቤት እንደ ግብይት እና እንደ እዳ መኖር ማስረጃ ሆኖ ሊያገለግል የማይችል ቢሆንም ፣ የአቅም ገደቦችን ለማራዘም እና ተቀባዮች የመሰብሰብ እድልን ለማሳደግ ሊያገለግል ይችላል ፡፡ የተፈረመ የማስታረቅ ድርጊት በእጁ በመያዝ በእውነቱ ተጓዳኝ ዕዳውን ይገነዘባል ማለት ነው ፣ አበዳሪው ዕዳውን ለገንዘቡ ለመክፈል የሚችልበትን ጊዜ ይጨምራል። በዚህ ሁኔታ በሰነዱ ላይ ፊርማው ያለው ሰው ስልጣን ትክክለኛ መሆኑን ማረጋገጥ በጣም አስፈላጊ ነው ፡፡
