የግንኙነት ሰርጦች ብዛት ቢኖሩም ፣ ለንግድ ግንኙነቶች ኢ-ሜል በጣም አስተማማኝ ሆኖ ቆይቷል ፡፡ በቃለ-ምልልስ ከመድረሱ በፊት የራሱ ግልጽ ኪሳራ ተቀባዩ በቀላሉ ደብዳቤውን ችላ ማለት መቻሉ ነው ፡፡ ወደ ባዶነት ላለመጻፍ ፣ የንግድ ኢሜል ደብዳቤዎችን ደንቦችን ማወቅ አስፈላጊ ነው ፡፡
ጭብጡ ራስ ነው
የኤሌክትሮኒክ የንግድ ልውውጥ ውጤታማነት በአብዛኛው በትክክለኛው ርዕስ ላይ የተመሠረተ ነው ፡፡ በተቀባዩ የተላኩ መልዕክቶች ዝርዝር ውስጥ ተዘዋውሮ ከወጣ በኋላ ተቀባዩ ምናልባትም በጣም አስፈላጊ ለሆኑ የማዕረግ ስሞች ቅድሚያ በመስጠት በሥራው ቀን ማብቂያ ላይ ያለ ርዕሰ ጉዳይ ያለ ደብዳቤ ይተዋል ፡፡
“ከአሌክሳንደር” ፣ “ለቪታሊ” እና ለሌሎች ረቂቅ ጭንቅላት ቅርጸት የሚስማማው ተቀባዩ ደብዳቤ እየጠበቀ ከሆነ እና በቅርብ ውይይት ውስጥ ስለአስፈላጊ መረጃ መላክ ከተነገረው በቅርብ ውይይት ውስጥ ብቻ ነው ፡፡ ለሌሎች ጉዳዮች ሁሉ እንደዚህ ያሉ ርዕሶች አሳዛኝ ናቸው ፡፡ የይግባኙን ምክንያት ፣ የደብዳቤውን ዋናነት እና አስፈላጊነት የሚያንፀባርቁ አይደሉም ፡፡
ከ2-4 ቃላት በጥሩ ሁኔታ የተገለጸ ዓረፍተ ነገር እንደ ጥሩ ርዕስ ተደርጎ ይወሰዳል ፡፡ ለምሳሌ-“ለማፅደቅ ረቂቅ ሪፖርት” ፣ “የንግድ አቅርቦት ከኤልኤልሲ“ቢዝነስ-ንግድ”፣“በጨረታው አቅርቦት ላይ”፣“ስሌት ፡፡ እንዲታሰብ የቀረበ ሀሳብ.
የይግባኙ ዓላማ ምንም ይሁን ምን የደብዳቤው ደራሲ ትኩረት ለመሳብ ጥንቃቄ ማድረግ አለበት ፡፡ ስለዚህ ማስታወሻዎች "አስቸኳይ!" ፣ "ዳይሬክተር በግል" ፣ "አስፈላጊ!" በትምህርቱ መስመር ውስጥ መልእክቱ በእውነቱ እጅግ ከፍተኛ ጠቀሜታ ያለው እና ለላኪው ብቻ ሳይሆን ለተቀባዩም ጭምር በሚታይባቸው ጉዳዮች ላይ ብቻ መታየት አለበት ፡፡ ከተመሳሳዩ ግለሰብ እያንዳንዱ ደብዳቤ ተገቢ ባልሆኑ የትኩረት ምልክቶች የታጀበ ከሆነ ተቀባዩ ለእነሱ ምላሽ መስጠቱን ያቆማል ፣ በጣም ከባድ በሆኑ ጉዳዮች ላይ ደግሞ ወደ ጥቁር ዝርዝር ይልካቸዋል ወይም ደግሞ የበታቾቹን ያስተላልፋል ፡፡
ይግባኝ
ኢሜሉ በመልእክት መጀመር አለበት ፡፡ የተቀባዩን ሙሉ ስም መጠቀሙ እና ያለ ስህተት መፃፉ የግድ አስፈላጊ ነው ፡፡ በስሙ የፊደል አጻጻፍ ስህተት የተመለከተ አንድ በትኩረት የተመለከተ አድናቂ በይግባኝ ጸሐፊ ላይ እምነት ማጣት እና ውይይቱን ለመቀጠል ፍላጎት ያሳጣል ፡፡
በጅምላ መላኪያ እንኳን ይህ እንዳይከሰት ለመከላከል ፣ ከመላክዎ በፊት የሽፋን ደብዳቤውን ጽሑፍ ለማንበብ ቸል ማለት የለብዎትም ፡፡ ውስብስብ የአያት ስሞችን በሚጽፉበት ጊዜ ስህተቶች ብዙውን ጊዜ በጉዳይ መጨረሻዎች ውስጥ መደበቅ ይችላሉ ፡፡ የተቀባዩ ሁኔታ ምንም ይሁን ምን ፣ የማይታወቁ ከሆኑ በስም እና በአባት ስም ማመልከት የበለጠ ትክክል ነው ፣ ከዚያ በተለምዶ ገለልተኛ ግንባታዎችን መጠቀም ይፈቀዳል-“ደህና ከሰዓት” ፣ “ጤና ይስጥልኝ” ፡፡ ደራሲው እና የደብዳቤው ተቀባዩ በተለያየ የጊዜ ቀጠና ውስጥ የሚኖሩ ከሆነ የሚከተለው ይግባኝ ይፈቀዳል-“መልካም ቀን” ፣ “ጥሩ ሰዓት” ፡፡
የራስዎን እና የሌሎች ሰዎችን ጊዜ ያደንቁ
ኢሜሉ አጭር ፣ ግልፅ እና የሚያበሳጭ ወይም አላስፈላጊ ዝርዝሮች የሌለበት መሆን አለበት ፡፡ ይህ ጥራት የኤሌክትሮኒክስ መልእክት ልውውጥ የንግድ ትብብር መጀመሪያ ሆኖ በሚያገለግልበት ጊዜ እና ይህ ቀጣይነት ሳይሆን አስፈላጊ ነው ፡፡
በይግባኙ የመጀመሪያ አንቀጽ ውስጥ ቀደም ሲል ካልተላለፈ ወይም ከረጅም ጊዜ በፊት ከተቋረጠ ደራሲው እራሱን ማስተዋወቅ አለበት ፡፡ ለዚህ የተመቻቸ ንድፍ ባህላዊ ሐረግ ነው-“የቢዝነስ ንግድ ተቀጣሪ ስለ ሆነችው ስለ ቫሲሊ ኩዝኔትሶቭ ትጨነቃለህ ፡፡ ለሰርጥ አቅርቦት የቀረበውን ሀሳብ ከግምት ውስጥ በማስገባት ውይይታችንን መቀጠል እፈልጋለሁ”፡፡
በተጨማሪም ቅናሹ ራሱ በተቻለ መጠን በጥቂቱ መቅረብ ያለበት ሲሆን እንደ የተራዘመ የመረጃ ምንጭ ደግሞ የንግድ አቅርቦቱ ከደብዳቤው ጋር መያያዝ አለበት ፡፡
በአንድ ዓረፍተ-ነገር ውስጥ ያሉ የተሟሉ ሀሳቦች በሙሉ በአመክንዮ በአንቀጾች ሊከፈሉ ፣ ዝርዝር ውስጥ መግባት አለባቸው ፣ በድፍረት ማድመቅ እና ማጉላት በአግባቡ ጥቅም ላይ መዋል አለባቸው ፣ ይህም የአንባቢን የመረጃ ግንዛቤ ያሻሽላል እናም በርዕሱ ውስጥ ለመጥለቅ ጊዜን ይቀንሳል ፡፡ በተለምዶ አንድ ኢሜል ከ 3-5 በላይ አንቀጾችን ይይዛል ፡፡
የመጨረሻ ግንባታ
ኢሜሎችን በንግድ ሥራ ተሰናብቶ በቅጡ ውስጥ ማለቅ ምክንያታዊ ነው-“በመልካም ምኞት ፣ …” ፣ “ከልብ ለእርስዎ ፣ …” ወዘተ … ግን በእንደዚህ ያሉ የመሰናበቻ ቃላት “ሁልጊዜ የእርስዎ ፣ …” መደበኛ ያልሆነ ድምጽ እና ከመጠን በላይ መግባባት ለተቀባዩ አሻሚ ሊሆን ስለሚችል በተቻለ መጠን መጠንቀቅ አለብዎት።
ፊርማው ከእውቂያ ዝርዝሮች ጋር መሆን አለበት። ተቀባዩ በራሱ በደብዳቤው ውስጥ የእውቂያ አድራሻውን ስለሚመለከት የስልክ ቁጥሮችን ፣ ፋክስን ፣ የድርጅቱን ኦፊሴላዊ ድርጣቢያ እንዲሁም የመጠባበቂያ ኢሜል አድራሻ መጠቆም አስፈላጊ ነው ፡፡
ሰነድ በማዘጋጀት ሂደት ውስጥ የሚታዩ ሀሳቦች በድህረ-ጽሑፍ ውስጥ መደበኛ መሆን የለባቸውም ፡፡ እንደምታውቁት ፣ ለመፃፍ እንዲህ ያሉ ዘግይተው የተነሱ ሀሳቦች መግለጫ ተገቢ የሚሆነው በግል ደብዳቤ ብቻ ነው ፡፡ እና የኤሌክትሮኒክ መተየብ የይግባኙን የጽሑፍ ይዘት በማንኛውም ጊዜ እንዲያሻሽሉ ያስችልዎታል። በደብዳቤ ይጠቀሙ P. S. በተቀባዩ ላይ አሉታዊ ግንዛቤ ሊኖረው ይችላል ፣ ያለምክንያት ሳይሆን ፣ አድናቂው ተጨማሪ መረጃዎችን በደብዳቤው ውስጥ በተስማሚነት ለማካተት ጊዜ ወስዶ እራሱን በፍጥነት ወደ ጽሑፍ ጽሑፍ ብቻ ወስኗል ብሎ ሊያስብ ይችላል ፡፡
