ሰነዶችን በመስራት እና በማዘጋጀት ሂደት ውስጥ ሰነዶቹ በሌሎች ተቋማት ከሰነድ ማረጋገጫ ጋር የተዛመዱ ሰነዶች በድርጅቱ ራሱ ወይም በውጭ አካላት የተደገፉበት ውስጣዊ ሊሆን ይችላል ፣ ለእነሱ ማፅደቅ አስፈላጊ ሚና ተሰጥቷል ፡፡ በሕጋዊ መንገድ በትክክል የተስማማ ሰነድ በሕጎች ፣ ደንቦችና ሕጎች የተደነገጉ እርምጃዎችን የመውሰድ መብት ይሰጣል። የማጽደቁን ሂደት ያላለፉ ሰነዶች ታትመዋል ወይም ታትመዋል ፡፡
መመሪያዎች
ደረጃ 1
የድርጅቱን ሠራተኛ ሆኖ መሥራት ፣ ኃላፊነቶቹ የሰነዶችን ውስጣዊ እና ውጫዊ ማፅደቅን የሚያካትቱ ስለ የትኛው የኩባንያው መምሪያዎች ለማፅደቅ ኃላፊነት እንዳለባቸው ግልጽ መረጃ ማግኘት ያስፈልጋል ፡፡
ደረጃ 2
በጠቅላላው የሥራ ጊዜ ውስጥ መጽደቅ የሚያስፈልጋቸውን የሰነዶች ዝርዝር ያዘጋጁ ፡፡ ለድጋፋቸው ኃላፊነት ስላላቸው መምሪያዎች ግልፅ ይሁኑ ፡፡ በግዴታ መጽደቅ ላይ ያሉ የሰነዶች ዓይነቶችን የሚያመለክት ሰንጠረዥ ያዘጋጁ ፣ ይህንን ሥራ ለማከናወን ኃላፊነት ያላቸው ክፍሎች ፣ የሥራ መደቦች ፣ ስሞች ፣ ስሞች ፣ የሰራተኞች ደጋፊዎች ስም ፣ ስልኮቻቸው እና የኢሜል አድራሻዎቻቸው ፡፡
ደረጃ 3
መጽደቅ ያለበት ሰነድ ላይ ይወስኑ። በድርጅትዎ ውስጥ ያሉትን መምሪያዎች የሚያነጋግሩበትን ቅደም ተከተል በመጠቆም እቅድ ያውጡ ፡፡ የሰነዱን ማረጋገጫ ከሚሰጡት የኩባንያው ሁሉም ክፍሎች እያንዳንዱ ሠራተኛ ጋር በመነጋገር ሥራውን ለማጠናቀቅ የጊዜ ገደቦችን ያግኙ ፡፡
ደረጃ 4
የሰነዱን ማፅደቅ ውሎች በትኩረት ይከታተሉ ፣ በመምሪያው ሠራተኛ ለሚደረጉ ማናቸውም ለውጦች በፍጥነት ምላሽ ይስጡ ፡፡ በሰነዱ ላይ በተደረጉት አርትዖቶች ላይ ጥርጣሬ ካለዎት ሁሉንም ልዩነቶችን በማብራራት ከድርጅቱ ልዩ ባለሙያዎችን ማማከርዎን ያረጋግጡ ፡፡ ይህ ለወደፊቱ የማፅደቂያ ጊዜን ለመቀነስ ይረዳል እና ሰነዱን በሕጋዊ መንገድ በትክክል ለመሳል ያስችልዎታል።
ደረጃ 5
በእያንዳንዱ የድርጅቱ ክፍል ውስጥ የማፅደቁን ሂደት ካላለፉ በኋላ ቪዛ በሰነዱ ላይ ይደረጋል ፡፡ የሰራተኛውን ቦታ ፣ ስም እና ፊርማ የሚያመለክት የመምሪያ ማህተም ወይም “የጸደቀ” ማህተም ሊሆን ይችላል። ሰነዱን የማፅደቅ ኃላፊነት ያለው እያንዳንዱ ሠራተኛ በትክክል መፈረሙን ያረጋግጡ ፡፡ ያለበለዚያ በድርጅቱ ኃላፊ አይፈረምም ፡፡
ደረጃ 6
ሰነዱን ለማፅደቅ የመጨረሻው አገናኝ የድርጅቱ ኃላፊ ነው ፡፡ ሰነዱ በሕጋዊ መንገድ እንደሚስማማ ተደርጎ የሚቆጠረው በአስተዳደሩ ፣ በሁሉም መምሪያዎች ሠራተኞች ፣ በድርጅቱ ማኅተም ወይም ማህተም ከተፈረመ ብቻ ነው ፡፡
ደረጃ 7
በተለያዩ ተቋማት ማፅደቃቸውን የሚጠይቁ የሰነዶች ውጫዊ ማስተባበር ሲኖርባቸው ማመልከት ያለብዎትን የድርጅት ዝርዝር ይመልከቱ ፡፡ ስለ መምሪያዎች ፣ በቅንጅት ውስጥ ስለሚሳተፉ ሠራተኞቻቸው ዝርዝር መረጃ ያግኙ ፡፡ የሚፈለጉትን የሰነዶች ዝርዝር በመጥቀስ ይደውሉላቸው ወይም ኢ-ሜል ይላኩ ፡፡ በስብሰባ ሰዓት ይስማሙ ፡፡
ደረጃ 8
ከሰነዶች ውጭ ማፅደቅ ውስጥ ለተሳተፈው ተቋም ሠራተኛ ከፀደቀበት ጊዜ እና ለውጦችን የማድረግ አሠራርን የሚመለከቱ ጉዳዮችን ዝርዝር ያዘጋጁ ፡፡ የሚስማሙበትን የሰነዶች ዝርዝር በማመልከት በተጠቀሰው ቅጽ ውስጥ ኦፊሴላዊ መግለጫ ያድርጉ ፡፡ የሰነዶች ማረጋገጫ ጊዜ እና የአፈፃፀማቸው ትክክለኛነት ይቆጣጠሩ ፡፡
