ወደ ውጭ የሚላኩ ሰነዶች ድርጅቱ ለሦስተኛ ወገን አድራሻዎች (አቅራቢዎች ፣ ሸማቾች ፣ የቁጥጥር ባለሥልጣናት ፣ ወዘተ) ወይም ከሌሎች ከተሞች የመጡ የሥራ ባልደረቦቻቸው የሚልክላቸው ኦፊሴላዊ ደብዳቤዎች ናቸው ፡፡ እንደ አንድ ደንብ ሁለት ሰራተኞች ይህንን ደብዳቤ ለማስተላለፍ ሀላፊነትን ይጋራሉ-አጠናቃሪ እና ጸሐፊው ፡፡ የመጀመሪያው በጽሑፉ ላይ ለማዘጋጀት እና ለመስማማት ኃላፊነት አለበት ፡፡ ሁለተኛው ደብዳቤውን ይመዘግባል ፣ የመጀመሪያውን ወደ መድረሻው ይልካል እና የአገልግሎት ቅጅ ያከማቻል ፡፡
አስፈላጊ
- - የኩባንያው ቅጽ;
- - የጽሑፍ አርታኢው የተጫነበትን ኮምፒተር;
- - የወጪ ሰነዶች ምዝገባ የምዝግብ ማስታወሻ
መመሪያዎች
ደረጃ 1
አጠናቃሪ ከሆንክ
ረቂቅ ሰነድ ያዘጋጁ። የወጪ ደብዳቤዎች ንቁ እና ምላሽ ሰጭ ሊሆኑ ይችላሉ ፡፡ በመጀመሪያው ጉዳይ ከሌላ ድርጅት ወይም ከአንድ የተወሰነ ሰው ጋር በማንኛውም ኦፊሴላዊ ጉዳይ ላይ ደብዳቤ መጻፍ (ማስጀመር) ይጀምራል ፡፡ የምላሽ ደብዳቤ ከተቀበለው ጥያቄ ጋር የሚዛመድ መረጃ መያዝ አለበት ፡፡
ደረጃ 2
ደብዳቤውን በድርጅትዎ ፊደል ራስ ላይ በተባዙ ያትሙ ፡፡ የሰነዱ የላይኛው ክፍል “ራስጌ” ተብሎ የሚጠራው በትክክል መቅረጹን ያረጋግጡ። በቀኝ በኩል ባለው ቅፅ ላይ ከሚገኘው የኩባንያው ዝርዝር በተጨማሪ የአድራሻውን መረጃ እና የደብዳቤውን ራስ ይ includesል ፡፡
ደረጃ 3
በላይኛው ግራ ጥግ ላይ ሰነዱ የታሰበለት ሰው ርዕስ ፣ የመጀመሪያ ፊደላት እና የአባት ስም ፣ የድርጅት ወይም የግለሰብ አድራሻ ይተይቡ። መረጃን ለመለየት የሚደረገው አሰራር በትክክል ተመሳሳይ መሆን አለበት ፣ ለምሳሌ:
ለኤልኤልሲ ዋና ዳይሬክተር “ቮልና”
እኔ I. ሲዶሮቭ
Rabochaya st., 37, ቢሮ አስራ አራት, ሳራቶቭ, 109235.
ደረጃ 4
በቀኝ በኩል ከድርጅትዎ ዝርዝር በታች የደብዳቤውን ርዕስ ያኑሩ ፡፡ የጽሑፉን ይዘት በግልጽ የሚያንፀባርቅ አጭር መሆን አለበት ፡፡ ለምሳሌ-“የሕንፃ ንፅህና ሁኔታ በተያዘለት የጊዜ ሰሌዳ ምርመራ ላይ” ወይም “ዋና ጥገና ስለሚያስፈልጋቸው ቤቶች መረጃ በመስጠት ላይ” ፡፡
ደረጃ 5
ለአድራሻው አድራሻ በመስጠት እና ይህ ደብዳቤ የተላከበትን ምክንያት በመጥቀስ ዋናውን ጽሑፍ ይጀምሩ ፡፡ ለምሳሌ-“ውድ ኢቫን ኢቫኖቪች! በጥር 14 ቀን 2011 ስለ ተከራየው ሕንፃ የንፅህና አጠባበቅ ሁኔታ ስለታቀደው ምርመራ እናሳውቅዎታለን ፡፡
ደረጃ 6
ከወጪ ሰነድ ጋር አባሪዎች ካሉ ከዋናው ጽሑፍ በኋላ ይዘርዝሯቸው ለምሳሌ “በ 3 ገጾች ላይ አባሪ ፡፡ በ 1 ቅጅ በጽሁፉ የመጨረሻ ገጽ ታችኛው ክፍል ላይ የሰነዱ አመንጭ መጠቆም አለበት ፡፡ እንደ ደንቡ ፣ የደብዳቤው ደራሲ የመጨረሻ ስሙን ፣ የመጀመሪያ ፊደሎቹን እና የሥራ ስልኩን ከዋናው ቅርጸ-ቁምፊ ያነስ ነው ፡፡
ደረጃ 7
ደብዳቤውን በማንኛውም አቅጣጫ በድርጅትዎ ውስጥ ካሉ ውሳኔ ሰጭዎች ጋር ያረጋግጡ ፡፡ ለምሳሌ የገንዘቡን ወጪ የሚመለከቱ ሰነዶች በሂሳብ ሹም የተደገፉ ሲሆን ከታክስ ጽ / ቤቱ ላቀረቡት ጥያቄ ምላሾች በጠበቃ የተፈረሙ ናቸው ፡፡ ደብዳቤውን ያፀደቁ የድርጅቱ ሠራተኞች በጽሑፉ መጨረሻ ላይ በሁለተኛው ቅጅ ላይ የግል ፊርማቸውን ከጽሑፍ ጽሑፍ ጋር ከዋናው ቪዛ ቦታ በታች አድርገው አስቀመጡ ፡፡ አስፈላጊዎቹን ማጽደቆች ከተቀበለ በኋላ የወጪ ሰነድ በድርጅቱ ኃላፊ ተፈርሟል ፡፡
ደረጃ 8
የተስማሙትን እና የተፈረመውን ሰነድ ለፀሐፊው ያስረክቡ ፡፡ ቅጂ መያዝ ከፈለጉ ተጨማሪ ቅጅ ያትሙ። የወጪ ቁጥሩን በላዩ ላይ እንዲያስቀምጥ ፀሐፊውን ይጠይቁ ፡፡
ደረጃ 9
ጸሐፊ ከሆንክ
ከጀማሪው የሚወጣውን ደብዳቤ ይቀበሉ ፡፡ የዋና ዝርዝሮችን ፣ የማጽደቂያ ቪዛዎችን ፣ ስለ ፈጣሪ መረጃ እና ስለ ሥራ አስኪያጁ ፊርማ መኖር እና ትክክለኛነት ያረጋግጡ ፡፡ ለደብዳቤው አባሪዎች መኖራቸውን ትኩረት ይስጡ ፡፡
ደረጃ 10
በሚወጣው የመልዕክት መዝገብ ውስጥ ስለ ሰነዱ መረጃውን ይመዝግቡ ፡፡ ድርጅትዎ ወደ ኤሌክትሮኒክ ሰነድ አስተዳደር ከተቀየረ የመረጃ ቋቱን ለማቆየት በተሰጠው መመሪያ መሠረት ይቀጥሉ። ለባህላዊ የወረቀት ምዝገባ ምንም የምዝገባ ምዝገባ ደንቦች የሉም ፡፡ ሆኖም በተግባር ግን የሚከተሉትን አምዶች የያዘ ሰንጠረዥ ብዙ ጊዜ ጥቅም ላይ ይውላል ፡፡
- ቀን;
- የወጪ ሰነድ ቁጥር;
- አዲስ አድራሻ;
- ማጠቃለያ (ርዕስ);
- የሰነዱ መነሻ;
- ማስታወሻ.
ደረጃ 11
የሚወጣው ቁጥር እንደሚከተለው ተመስርቷል ፡፡ በመጀመሪያ ፣ የወጪ መልዕክቶች ቅጅዎች የሚቀመጡበትን የአቃፊውን የአክሲዮን ዝርዝር ቁጥር ይግለጹ ፡፡ የአንድ የተወሰነ ደብዳቤ ተከታታይ ቁጥር በጭረት ወይም በመቁረጥ ይጻፉ። እርስዎ ያገኛሉ: - "01-14-256" ወይም "01-14 / 256", የት 01-14 የጉዳይ ቁጥር ነው, 256 የሰነድ ቁጥር ነው.
ደረጃ 12
በቅጹ ልዩ መስመር ውስጥ የሚወጣውን ቁጥር ያስገቡ ፡፡ ለመልስ ደብዳቤ ፣ እሱ የሚመጣበትን ሰነድ ቁጥርም ማመላከቱን ያረጋግጡ። የደብዳቤውን የመጀመሪያ ቅጅ (ያለ ማረጋገጫ ቪዛ) በፖስታ ውስጥ በማሸግ ለአድራሻው ይላኩ ፡፡ የሰነዱን ቅጅ በተገቢው የፋይል አቃፊ ውስጥ ያስገቡ።